Begleitung Change Management Prozess
Begleitung Change Management Prozess
Die Umsetzung von digitalen Transformationsprojekten bringt oftmals tiefgreifende Veränderungen mit sich und betrifft mehrere Bereiche wie Prozesse, Strukturen, Technologien sowie die Kultur und somit das Herz einer Organisation. Die Vorbereitung der Mitarbeiter:innen auf die Veränderungen ist für eine erfolgreiche Umsetzung zentral. Die Planung wie auch Implementierung von Change Management Aktivitäten unterstützen, die Mitarbeiter:innen auf die Veränderungen vorzubereiten, Widerstand zu minimieren und eine reibungslose Umstellung sicherzustellen. Unsere Expertise ermöglicht es uns, Ihnen dabei massgeschneiderte Lösungen anzubieten, die auf die einzigartigen Anforderungen Ihrer Organisation zugeschnitten sind.
Was sind Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Veränderung?
Klare Vision und Strategie
Führung und Unterstützung des Top Managements
Innovative und offene Unternehmenskultur
Transparente, regelmässige Kommunikation
Wahrnehmung und aktive Bekämpfung von Ängsten
Einbindung von Mitarbeiter:innen
Überwachung und laufende Optimierung des Changes (Iterativer Prozess)
Verfügbare Ressourcen
Ausreichende Zeit (Change ist ein Marathon, kein Sprint)
Definition und Umsetzung von projektspezifischen Massnahmen/Aktivitäten
Welche Ergebnisse erhalten Sie von uns?
Change Prozess Planung
Definition Change Vision: Wir schaffen ein gemeinsames Verständnis über den Change und dessen Ziele und Nutzen.
Massgeschneiderte Massnahmen: Wir identifizieren und planen projektspezifische Change Management Aktivitäten und unterstützen Sie in deren Umsetzung.
Messung: Mit iterativen Ansätzen verfolgen und kontrollieren wir den Veränderungsprozess und gewährleisten somit eine laufende Optimierung.
Ressourcenmanagement und Verantwortlichkeiten
Einbindung aller Stakeholder: Mit unseren Ansätzen erreichen wir es, Betroffene zu Beteiligten zu machen und somit eine Akzeptanz für die Veränderung wie auch Motivation zu deren Umsetzung zu schaffen.
Definition Verantwortlichkeiten: Um eine effektive, effiziente Veränderung umzusetzen, unterstützen wir Sie bei der Definition von Verantwortlichkeiten. Wir schaffen Klarheit über die Rolle und Erwartungen von Mitarbeiter:innen.
Empowerment durch Wissen: Mit der Planung und Umsetzung von gezielten Schulungen versetzen wir Ihre Mitarbeiter:innen in die Lage, Herausforderungen souverän zu meistern und Veränderungsprojekte erfolgreich zu realisieren.
Effektive Kommunikation
Brückenbau zwischen Fach und IT: Wir schaffen klare Kommunikationswege und fördern einen effizienten Informationsfluss zwischen allen Beteiligten, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten.
Optimierte Zusammenarbeit: Mit dem Einsatz modernster Kollaborationstools- und Methoden sorgen wir dafür, dass Ihre Mitarbeiter:innen auf dem neuesten Stand sind und eine optimale Zusammenarbeit ermöglicht wird.
Auszug unserer Referenzen
Sicherheitsdirektion und Gesundheits-, Sozial- und Integrationsdirektion des Kantons Bern – Neue Fachapplikation Migration NFAM
Im Rahmen der Neustrukturierung des Asyl- und Flüchtlingsbereichs des Kantons Bern wurde mit dem Projekt NFAM ein neues, zentrales IT-Geschäftsfallführungssystem für das Migrationswesen (NFAM) des Kantons Bern realisiert. Das Projekt wurde über zwei Direktionen hinweg geführt (Auftraggeberschaft, sowohl Sicherheitsdirektion als auch Gesundheits-, Sozial- und Integrationsdirektion). Die neue Plattform NFAM ist ein neues, zentrales Arbeitsinstrument für die Abteilungen des Amts für Bevölkerungsdienste (ABEV), des Amts für Integration und Soziales (AIS) sowie der Stadt Thun und löste bestehende, veraltete Tools ab.
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sieber&partners hatte in der Rolle der Gesamtprojektleitung, insbesondere mit Know-how in den Bereichen Projektführung und Programmunterstützung, Applikationsfunktionalitäten, Testmanagement, Datenmigration sowie Organisations-Change-Management einen wesentlichen Beitrag zum Projekterfolg geleistet. Die Projektdurchführung im agilen Setup für die Realisierung war besonders herausfordernd, da der Scope und der Endtermin fixiert waren.
In diesem Projekt zeigte sich, dass nebst den Herausforderungen einer Plattformentwicklung als klassisches IT-Projekt sehr viele Change-Management-Themen auftauchten und im Rahmen des Projekts bearbeitet sowie gelöst werden mussten. Das Projekt trug einen wesentlichen Beitrag zum Change der Organisation bei. Es gab ein flankierendes Programm zur Begleitung der Mitarbeiter:innen, welches spezifische Fragestellungen für die angepasste Organisation sowie die neuen Prozesse beantwortete. Viele Punkte tauchten jedoch erst im Zusammenhang mit den Details der zukünftigen Abläufe und Funktionalitäten auf. Dies bedingte einen grossen Part von Change-Management-Massnahmen – flankierend zu der Einführung der neuen Plattform.
Besondere Herausforderung in der Projektführung waren einerseits die unterschiedlichen Kulturen der beteiligten Ämter/Stellen und andererseits die Situation, dass die relevanten Fachpersonen nur vereinzelt Kenntnisse zum Ablauf eines IT-Projektes hatten.
Swissperform – Digitale Transformation
Swissperform ist die Schweizerische Gesellschaft für die Leistungsschutzrechte in der Schweiz und in Liechtenstein. Seit Mitte 2020 begleitet sieber&partners die Organisation auf dem Weg der digitalen Transformation. Zu den ersten Arbeiten gehörten eine Analyse der Ist-Situation der Organisation sowie des Kerngeschäfts. Basierend auf den Ergebnissen haben unsere Expert:innen Massnahmen definiert. Nebst Themen wie der Prozessdokumentation, der Optimierung der Kernapplikation (Verteilungssoftware) und Einführung von M365 war die Neugestaltung sowie -ausrichtung der Organisation ein zentrales Handlungsfeld.
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Unsere Unterstützung für Swissperform bestand darin, unterschiedliche Arbeitsstreams zu definieren sowie umzusetzen. Mit diesem Vorgehen verfolgten wir das Ziel, zunächst die Organisation mit ihrem Kerngeschäft in der Digitalisierung voranzutreiben und in einem zweiten Schritt zu transformieren.
Die unterschiedlichen Themenfelder von Prozessen über neue Plattformen bis hin zu Anpassungen in der Organisation sind eng miteinander verwoben.
Eines der Fokusthemen hinsichtlich dem Organisations-Change war die Zusammenarbeit innerhalb der Teams sowie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Die enge Zusammenarbeit der Abteilungen war äusserst wichtig, da es Abgänge von Know-how-Träger:innen gab. Es wurden zudem neue Mitarbeiter:innen eingestellt mit Skills, welche für den Change-Prozess von Swissperform entscheidende Erfolgsfaktoren waren (z.B. neuer Leiter Digitalisierung). Besonders herausfordernd waren die unzähligen Baustellen im Sinne von Projektvorhaben, mangelnden Grundlagen sowie die vielen historisch gewachsenen Abläufe und manuellen Arbeitsschritte. Zudem prallten die Interessen und Skills von langjährigen Mitarbeiter:innen auf die Ideen der neuen im Team.
Swissperform hat in den letzten Jahren bedeutende Fortschritte in Richtung Digitalisierung erzielt, befindet sich aber nach wie vor im Prozess der Transformation.
