Projektanalyse Audit
Es kann sinnvoll sein, im Projektverlauf eine «Denkphase» einzulegen um zu klären, ob die vermeintlich verfolgten Ziele tatsächlich anvisiert werden.
Mögliche Gründe für eine solche Zwischenphase sind:
Veränderte Rahmenbedingungen durch die Unternehmensführung, den Gesetzgeber oder den Markt
Wechsel beteiligter Interessensgruppen
Der Blick auf das grosse Ganze droht in Vergessenheit zu geraten
Das Projekt ist in Schieflage gekommen
Wir bewerten die Stärken und Schwächen Ihres laufenden Projekts unabhängig und objektiv. Basierend auf dieser Standortbestimmung können Sie wirksame Korrekturmassnahmen einleiten.
Der Mensch im Zentrum
Projekt Audits werden von Menschen mit unterschiedlichem Wahrnehmungs- und Erfahrungshintergrund durchgeführt. Keine Methode kann dieser Komplexität umfassend gerecht werden. Deswegen ist neben der jahrelangen Erfahrung und Methodik viel Fingerspitzengefühl und empathisches Zuhören nötig, um die Interessen der nachfolgenden Interessensgruppen richtig einordnen zu können:
Stakeholder und Beteiligte, die viel Einfluss und grosses Interesse am Projekt haben
Stakeholder und Beteiligte, die viel Einfluss aber kaum Interesse haben
Stakeholder und Beteiligte, die kaum Einfluss aber viel Interesse am Projekt haben
Stakeholder und Beteiligte, die weder Einfluss noch Interesse am Projekt haben
Diese grobe Einteilung hilft zu entscheiden, wie stark die Beteiligten in ein Audit miteinbezogen werden sollten. Ist diese Einteilung vorgenommen, folgt sieber&partners einem klar strukturierten Vorgehen.
Unser Vorgehen
Zu Beginn des Audits informieren wir alle Beteiligten, sodass keinerlei Interpretationsspielraum für Gerüchte und Annahmen besteht und alle Aktivitäten explizit und transparent aufgezeigt sind.
Wir erheben den IST-Zustand, indem wir Dokumente studieren und Interviews führen.
Wir bewerten die Qualität der vorliegenden Resultate, um zu sehen, ob sie den Zweck erfüllen und das Ziel unterstützen.
Sind die Erhebungen konsolidiert, reflektieren wir sie mit den Beteiligten, um allfällige Korrekturen vornehmen zu können.
Wir bewerten die Stärken und Schwächen und empfehlen in einem Auditbericht die entsprechenden Handlungsfelder mit geeigneten Massnahmen.
Was erhalten Sie?
Hoch qualifizierte Berater:innen, die bezüglich technologischer Trends auf dem Laufenden sind.
Unsere Projekt-Auditor:innen sind zertifiziert in Projektmanagement, Unternehmensarchitektur und Security Audit (PMI, IPMA, HERMES, SCRUM, ITIL, ISO27001, TOGAF).
Langjährige Erfahrungen und Wissen aus unterschiedlichen Branchen, Unternehmensgrössen und Projekten.
Welche Ergebnisse erhalten Sie?
Eine neutral bewertete Aussensicht und entsprechende Massnahmenempfehlungen, welche nicht auf persönlichen Interessen beruhen oder durch solche verfälscht werden.
Einen Katalog an Massnahmenempfehlungen, um Ihr Vorhaben mit einer fundierten Entscheidungsbasis wieder auf Kurs zu bringen.
Sie können sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren und gleichzeitig sicher sein, dass Ihre Investitionen in die Informatik geschützt sind und bleiben.
Auszug unserer Referenzen
Bundesamt für Umwelt (BAFU) – Projektaudits / Review Portfolio
Für das Bundesamt für Umwelt BAFU haben wir auserwählte Projekte einem Audit unterzogen. Auslöser war, dass es bei diversen Vorhaben Potenzial in den Bereichen Projektführung, Qualität und Kosten gab und der Fortschritt des Projekts und die Qualität nicht zufriedenstellend waren. Zudem sollten Verbesserungen aufgezeigt werden, um das (umfangreiche) Projektportfolio konsequenter auf die Strategie sowie auf die Unternehmensarchitektur auszurichten.
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Die Probleme waren – wie so oft bei Projekten in Schieflage – nicht technischer Natur, sondern konnten auf folgende vier Hauptfaktoren zurückgeführt werden:
der Mensch «Projektleiter:in»;
nicht genügend Zeit für das Projekt und/oder das Projektmanagement;
und mangelhafte Unterstützung der Projekte durch das Unternehmen bzw. die Organisation;
die Aufgabe selbst, insbesondere ihre Komplexität.
Die meisten bekannten Faktoren wie Kommunikation, Mitarbeiter:innen bzw. deren Skills, unklare Anforderungen und weitere überschneiden sich, sind aber lediglich Auswirkungen der oberen Ursachen-Cluster.
sieber&partners hat die ausgewählten Projekte einem Audit unterzogen und entsprechende Massnahmen zur Verbesserung des untersuchten Projekts und/oder als Learning für kommende Projekte vorgeschlagen. Dabei wurde mit gezielten Interviews mit den Stakeholdern die aktuelle Situation analysiert und entsprechende Handlungsfelder identifiziert. Als Lieferobjekt wurden die Resultate und Vorschläge zu möglichen Massnahmen in einem Dokument festgehalten und dies im Rahmen einer Präsentation den Stakeholdern vorgestellt. Zudem haben wir das Projektportfolio hinsichtlich des Strategiebezugs überprüft, mit dem Ziel eine Priorisierung zu erreichen wie auch die Unternehmensarchitektur analysiert.
In den Projektaudits wurden verschiedene Faktoren analysiert, um ein gesamtheitliches Bild über den Stand der Projekte zu erhalten:
Personen bzw. Stakeholder: Know-how, Kommunikation, Führung, Projektbedingungen, weiche Faktoren (Widerstände, Motivation)
Produkt / Services (Projekt Scope): Beherrschung der Technologie, Qualität der Lösung, Lösungswege
Prozesse: Managementprozesse, angewendete Verfahren, Wertschöpfung von der Anforderung bis hin zum Go-live (Betrieb)
Umfeld / Peripherie
Bei der Portfolioüberprüfung wurden die Projekte hinsichtlich des Bezugs zur Strategie und Ein-zahlung auf die Ziele des BAFUs geprüft. Zudem wurde analysiert, wie die Einpassung in die Unternehmensarchitektur erfolgt und wo es allenfalls Handlungsbedarf gibt.
Schweizer Radio und Fernsehen (SRF) – Technologie-Initiativen
Im Rahmen der Strategie SRF 2024 wurden mitunter zwei Technologie-Initiativen für den digitalen Medienprozess initiiert. Die Initiativen fokussieren sich auf die folgenden zwei Themenbereiche:
Arbeitsmittel (Hard- und Software) für die audiovisuelle Medienproduktion am persönlichen Arbeitsplatz
Infrastruktur (Netzwerk und Security) für die audiovisuelle Medienproduktion und Datenverarbeitung in zentralen und dezentralen Umgebungen
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sieber&partners hat eine Analyse der IST-Situation mit entsprechender Identifikation von Pain Points durchgeführt und darauf basierend eine Roadmap erstellt. Ziel war es, Arbeitspakete zu definieren, welche ein iteratives Erarbeiten der kurz-, mittel- und langfristigen Verbesserungen für die Arbeit in den jeweiligen Bereichen ermöglichen.
sieber&partners unterstützte SRF in der Erarbeitung der Analyse und Eruierung der Verbesserungspotenziale. Zu betrachten waren einerseits die Prozesssicht als auch die Produktsicht. Zudem wurden die Nutzerbedürfnisse und die Tool Landschaft miteinbezogen.
Fokussiert wurde auf den Prozess Multimedia Produktion mit vorgelagert der Medienplanung sowie nachgelagert der Publikation (Plattformen) sowie den Layer-Archivierung. Für die Situationsanalyse wurde das SIPOC-Modell angewendet.
Die Pain Points der linearen und der digitalen Welt wurden abgeglichen und Verbesserungen abgeleitet, sodass eine neue multimediale Welt entstehen kann. Ziel war es, die Medienbrüche zwischen den digitalen Produkten und der linearen Produktionswelt zu minimieren und die Produktion sowie Archivierung in Einklang zu bringen.
Ergebnisse
Zusammenspiel der linearen und der digitalen Welten (Medienprozess-Produkte);
Gesamtüberblick bezüglich relevanter Faktoren für Effizienz und Produktivität der durchgehenden Arbeitstätigkeit für Nutzer:innen;
Gesamtüberblick über die Pain Points und gleichzeitiger Überblick über die Win Points der Produkte im Medienprozess;
Überblick Tool-Landschaft: Fokus auf Tools im Einsatz bei den digitalen Produkten;
Herausforderungen im Einsatz von Tools bezüglich Durchgängigkeit und Effizienz;
und Bedürfnisse seitens Nutzer:innen an Tools (Bedürfnisanalyse Nutzer:innen)
