Business Software
Eva Gerber
Warum vereinfacht eine Business Software den Geschäftsprozess?
Unter Business Software oder Unternehmenssoftware versteht man im Allgemeinen jede Art von Anwendungssoftware, die Unternehmen oder Organisationen im Einsatz haben. Im engeren Sinne dient die Unternehmenssoftware dem Unternehmen zur Erreichung seiner Ziele. Dabei werden häufig unterschiedlich grosse Standardsoftware-Pakete (ERP, CRM, ECM etc.) für die Nutzung im Unternehmen kombiniert (Integration) und angepasst (Customization).
Hierbei entsteht ein unternehmensindividuelles Enterprise System oder eine Unternehmenssoftwarearchitektur. Die Balance aus unternehmenskritischer Anpassung und Verwendung von Standardsoftware ermöglicht Unternehmen den notwendigen Mix aus Wettbewerbsvorteilen und Skalierbarkeit von immer komplexerer Software.
Business Software als Erfolgsfaktor
Eine Business Software ist in der Lage, ein entscheidender Erfolgsfaktor zu sein. Bei der Evaluation und Einführung einer neuen Software besteht jedoch die Gefahr, dass eine Unmenge an Geld ausgegeben wird und viele Ressourcen gebunden werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich zu Beginn eines solchen Vorhabens (Ablösung einer bestehenden Software oder Einführung eines neuen Tools) Ziele, die erreicht und Fragestellungen, welche beantwortet werden sollen, vor Augen zu halten:
Welche Prozesse soll die Business Software unterstützen?
Welche Business-Anforderungen sollen abgedeckt werden?
Wie passt die Business Software in meine IT-Landschaft?
Welche Rahmenbedingungen wirken auf das Vorhaben ein?
Wie sieht der Anbieter:innenmarkt im Bereich der Business Software aus?
Was ist mir die Business Software wert?
Brauche ich externe Unterstützung?
Evaluationsablauf
Bevor eine Software ausgewählt wird, muss sichergestellt werden, dass die Anforderungen eines Unternehmens klar definiert sind. Aktuelle Geschäftsprozesse müssen analysiert und Funktionen, die für ein Unternehmen zentral sind, identifiziert werden. Eine Liste von Anforderungen mit anschliessender Priorisierung ist zum Start einer Evaluation hilfreich. Die Anzahl abzuleitender Anforderungen ist unterschiedlich. Bei der Suche nach einer Individualsoftware ist das sogenannte Requirement Engineering (Ableiten von Anforderungen) intensiver als bei der Evaluation einer Standardlösung.
Wir empfehlen, während der Evaluation folgende 7 Punkte zu berücksichtigen bzw. folgende Anforderungen zu definieren:
1. Pains & Gains
Wo werden zu viele Ressourcen benötigt und wo geht wertvolle Zeit verloren? Wo befinden sich die Stärken der Unternehmung und wo können Wettbewerbsvorteile erzielt werden?
2. Kernprozesse
Wie sehen künftige Kernprozesse aus und wie sollen sie durch die Business Software abgedeckt werden?
3. Longlist & Shortlist
Eine Liste potenzieller Anbieter:innen (Longlist), die möglicherweise in der Lage sind, die gewünschten Anforderungen zu erfüllen, verschafft einen Überblick. Basierend auf den Anforderungen kann die Liste eingegrenzt werden (Shortlist). Anbieter:innen, welche nicht in der Lage sind, bestimmte Anforderungen zu erfüllen oder sich an die Geschäftsanforderungen anzupassen, werden ausgeschlossen.
4. Anfragen
Anfragen an die verbleibenden Anbieter:innen auf der Shortlist werden verschickt: Die Anfragen sollten detaillierte Informationen über die Anforderungen und das Unternehmen enthalten. Die potenziellen Anbieter:innen sollen zudem deklarieren, wie sie die ausgeschriebenen Anforderungen erfüllen können.
5. Demo-Anfragen
Basierend auf den Antworten der Anbieter:innen sollte eine Liste der geeignetsten Anbieter:innen erstellt und Demos derer Software angefordert werden. Während der Demos und Präsentationen sollten alle wichtigen Funktionen getestet und geprüft werden, sodass eingeschätzt werden kann, ob die Software für das Unternehmen geeignet ist.
6. Bewertung
Nach allen Demos und Präsentationen sollten die Anbieter:innen unter Berücksichtigung ihrer Stärken und Schwächen bewertet werden. Ratsam ist der Vergleich von Kosten, Unterstützung, Projektorganisation und Funktionalität der verschiedenen Lösungen.
7. Entscheidung
Nach der Anbieter:innenbewertung sollte eine endgültige Entscheidung gefällt werden. Dabei sollte nicht in Vergessenheit geraten, alle notwendigen Verträge und Vereinbarungen abzuschliessen, bevor mit der Implementierung der Software begonnen wird.
Wertvolle Tipps aus der Praxis
Unsere Erfahrungen in zahlreichen Evaluationsprojekten zeigen, dass es wichtig ist, sich zu Beginn Gedanken zu machen, was das Endziel beinhalten soll: Wie klar sind die Vorstellungen zur künftigen Business Software und wie viel Wert wird auf die richtige Partnerin oder den richtigen Partner gelegt?
Je klarer die Vision und die Prioritäten zu Beginn umrissen werden, desto besser läuft die tatsächliche Evaluation ab. In den meisten Fällen empfehlen wir zudem, Zeit in die Grobanforderungen zu investieren, anschliessend aber die effektive Detailkonzeption und die Schärfung der Anforderungen mit einer ausgewählten Partnerin bzw. einem ausgewählten Partner durchzuführen – auf Basis der tatsächlichen Business Software.
Des Weiteren empfehlen wir für die Realisierung und Einführung einer Business Software mit agilen Methodiken oder zumindest mit iterativen Ansätzen zu arbeiten. So kann mit Lieferant:innen eine Art Produktentwicklung erfolgen und die Business Software auf die tatsächlichen Bedürfnisse zugeschnitten werden.
