Wenn Mut belohnt wird
Viktoria König
“Wir haben die Automatisierung und Optimierung der Prozesse bereichsübergreifend angeschaut. Damit können wir den Bedürfnissen unserer Kund:innen besser gerecht werden.”
Ausgangslage
Die Meier & Partner Immobilien und Verwaltungs AG (www.meier-partner.ch) ist ein Immobilien-Partner, dessen gut ausgebildetes Team Immobilien bewirtschaftet und damit Wohnträume seiner Kund:innen wahr werden lässt. In Bezug auf Immobilienbewirtschaftung umfassen die Tätigkeiten Bautreuhand, Verkauf, Verwaltung und Erstvermietung. Das KMU wurde 1979 als eines der ersten Immobilienunternehmen im Zürcher Unterland gegründet und gehört bis dato zu den führenden Anbieter:innen in der Region. Im Interview mit sieber&partners wurde die Co-Geschäftsführung – bestehend aus Claudia Gasser und David Rupar – zum Digitalisierungsstand des KMU befragt: Wie ist der Status quo? Und wie konnte sieber&partners im Projekt «Erarbeitung Zielbild» unterstützen? Die Antworten liefern die Beiden im spannenden Wortwechsel.
Welche Herausforderung hat Sie zum gemeinsamen Projekt «Erarbeitung Zielbild» motiviert?
Claudia Gasser: Als ich zu Meier & Partner kam, war die grosse Herausforderung, dass wir transformieren müssen. Prinzipiell waren wir mit zwei Herausforderungen konfrontiert: Einerseits muss eine ganze Firma transformiert werden und andererseits müssen wir uns als Firma besser digitalisieren. Für uns war also sehr wichtig zu wissen, wie wir das Projekt angehen müssen und wen wir dazu brauchen. Wir haben also eine Partnerin gesucht, die uns vordergründig unterstützt – gesamtheitlich und insbesondere, wenn es darum geht, Prozesse zu automatisieren und die Firma zu analysieren: Was braucht die Firma? Wie gehen wir als Firma in Richtung Zukunft? Mit diesen Fragen haben wir uns auf die Suche nach einer Partnerin begeben und schlussendlich sieber&partners gefunden. Wir wussten, dass der „technische“ Teil von einer externen Ressource bzw. von einer Partnerin getragen werden soll. Denn wir können als Anwender:innen vor allem sagen, was das KMU Meier & Partner operativ braucht. Und dass wir eine Partnerin mit Immobilienerfahrung brauchen. Gemäss unserer Erfahrungen und für unsere Unternehmensgrösse kam auch nur eine kleinere Beratungsfirma und kein Grosskonzern in Frage. Schlussendlich hatte ich mit einer Person Kontakt, die ein DigTra (Seminar zur digitalen Transformation) bei und mit sieber&partners besucht und gute Erfahrungen damit gemacht hat. Und so sind wir auf sieber&partners gestossen.
David Rupar: Wie Claudia bereits erwähnt hat, ist die Zusammenarbeit durch sie entstanden. Ich habe darauf vertraut, dass die Digitalisierung ein wichtiges Thema ist, und dass Claudia die dafür richtige Partnerin ausgesucht und kontaktiert hat. Und mein Bauchgefühl hat sich bestätigt – indem, dass eine erfolgreiche Zusammenarbeit entstand. Das Vertrauen in Claudia und sieber&partners war berechtigt und die Zielbild-Erarbeitung ist geglückt. Claudia und ich wechselten beide von einem Grosskonzern zu einem KMU. Und meine Erfahrung ist, dass – insbesondere in einem KMU – ein Bindeglied wie sieber&partners wichtig ist: Ein KMU kann eine Transformation nicht ohne Partnerin meistern. Und auch in der Konzernwelt geht dieses Bindeglied gerne mal verloren, auch in Hinblick auf das Thema People-Management. Schliesslich konnten wir feststellen, dass es auf der Arbeitsebene wie auch auf der persönlichen Ebene gut mit sieber&partners funktioniert und harmoniert. Für uns haben sie den Stein in Sachen Digitalisierung ins Rollen gebracht. Wir konnten die Digitalisierung also erfolgreich anstossen.
Weshalb haben Sie sich für uns entschieden?
Claudia Gasser: Ich hatte den Eindruck, dass sieber&partners eine Basis schafft. Und dass ihr Team auf der besagten Basis funktioniert. Auch die involvierten Persönlichkeiten haben uns überzeugt – Das Projektteam von sieber&partners (Sara Schüpbach, Kimon Ioannidis und Marcelle Waser) war äusserst kompetent und seine Vorgehensweise sowie Methodik kam auf Verwaltungsrats- und Geschäftsleitungsebene äusserst gut an.
Was war das Ziel des gemeinsamen Projekts?
Claudia Gasser: Ziel war einerseits, das Unternehmen zu analysieren. Dabei wurden Problemstellen nicht nur nach Gefühl eruiert, sondern einer Methodik gegenübergestellt sowie den Ergebnissen, die wir bereits hatten. Als wir die Roadmap aufgezeichnet haben, konnten wir feststellen, was wir priorisieren und welche konkreten Schritte wir gehen müssen. Durch das methodische Vorgehen wurden uns die Pain Points vor Augen geführt. Schlussendlich konnten wir ableiten, was die wichtigen Meilensteine sind und was wir zuerst benötigen oder angehen müssen, um die Digitalisierung zu priorisieren und im Gesamtheitlichen anzuschauen. Zudem wollten wir in Erfahrung bringen, welche unserer Dienstleistungen auch noch in Zukunft relevant sind.
David Rupar: Für uns war die Erarbeitung des Zielbilds wichtig. Ausserdem mussten wir den Generationenwechsel, den wir fördern müssen, berücksichtigen und die Optimierung des Daily Businesses priorisieren.
Welche Erkenntnisse haben Sie während des Projekts gewonnen?
David Rupar: Während der Zusammenarbeit habe ich realisiert, dass Kleinvieh viel Mist macht – es ist also wichtig, dass man sich mit gewissen Gedanken auseinandersetzt. Auch mit den vermeintlich «kleinen» Überlegungen. Das haben wir getan. Im Projekt haben wir die Pain Points identifiziert und auf diese Weise erkannt, worauf wir (in Zukunft) achten müssen. Dabei hat uns sieber&partners als externe Partnerin bzw. Ressource enorm unterstützt. Sara Schüpbach, Kimon Ioannidis und Marcelle Waser haben verstanden, was wir brauchen und wollen. Das war besonders wichtig, weil unser strenges und schnelllebiges Daily Business eine Partnerin verlangt, die dies versteht und die Strategie unterstützt, dass erst die Mitarbeiter:innen auf die Transformation vorbereitet werden müssen. Wir haben es wirklich sehr geschätzt, dass wir uns auf sieber&partners verlassen konnten: Ich konnte darauf vertrauen, dass sie liefern.
Claudia Gasser: Das Erstellen bzw. Aufzeichnen der Roadmap war für mich wohl die wichtigste Projektetappe. Mithilfe der Roadmap konnten wir starten und uns in Richtung Umsetzung bewegen. Die Software (bzw. welche Software wir künftig in der Bewirtschaftung einsetzen möchten) war nur einer der Meilensteine – also ein Meilenstein, welcher umgesetzt wird.
Welchen Herausforderungen sind Sie während der Projektarbeit begegnet?
Claudia Gasser: Herausforderungen waren, nebst meiner Firmenrolle und unserem laufenden Tagesgeschäft, (essenzielle) Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Und womöglich auch die Methodik zu lernen sowie zu verstehen. Gerade, wenn wir uns in der Analysephase befinden, bewegen wir uns auf strategischem Terrain. Ich muss also wissen, in welche Richtung wir uns bewegen. Wo gehen wir hin? Und auf welchen Erkenntnissen basieren diese Schritte? Zudem transformiere ich zum ersten Mal in dieser Verantwortungsrolle und mit dieser Kompetenz. Ich habe eine Umsetzung im Kopf – daneben habe ich ein laufendes Tagesgeschäft – und muss gleichzeitig analysieren und unsere Umsetzung sauber aufgleisen. Allenfalls weicht diese Umsetzung von meiner Vorstellung ab. Und oft wäre ich auch lieber schneller eingestiegen bzw. hätte schneller mit der Umsetzung begonnen. Manchmal fragt man sich ja auch, ob es die Analysephase überhaupt braucht. In einem KMU ist man näher am operativen Betrieb sowie an dieser Geschwindigkeit dran. Man muss mit dieser Geschwindigkeit mithalten können. Und gegenüber dem Verwaltungsrat muss man eine Akzeptanz schaffen – dafür, dass es diesen (neuen) Weg braucht.
David Rupar: Probleme oder Herausforderungen konnte ich keine feststellen. Wenn ich ein Problem habe, habe ich zeitnah eine Lösung. Und wenn ich eine Lösung habe, habe ich kein Problem (mehr). Das ist meine Einstellung. Zu Beginn mussten wir uns lediglich aufeinander abstimmen: Wer macht was? Und wir mussten ein erstes Vertrauen aufbauen, damit sieber&partners unsere Anforderungen erfüllen und eine richtige Partnerschaft entstehen kann. Ich vermute schliesslich, dass die grosse Herausforderung mit der Umsetzung kommen wird. Wir haben die Implementierung des Software-Tools zwar gut geplant und vorbereitet. Wir wissen also, mit welcher Strategie wir ins Rennen gehen. Und bei welcher Strategie uns sieber&partners mit ihrer Expertise unterstützen wird. Aber eine Implementierung kann herausfordernd sein. Gleichzeitig sehe ich es aber auch als Chance, da die wahren Qualitäten einer Partnerschaft zutage treten, wenn Herausforderungen bestehen. Letzten Endes bin ich aber zuversichtlich, dass wir die Umsetzung mithilfe des Projektteams von sieber&partners rocken werden.
Hatten Sie ein persönliches Projekt-Highlight?
Claudia Gasser: Ich hatte mehrere solcher Situationen. Das erste Mal, als wir die Roadmap aufgezeichnet haben. Der Verwaltungsrat und die Geschäftsleitung mussten sich anschliessend Gedanken machen, wie die Zukunft von Meier & Partner ausschaut. Damit wurden wichtige Diskussionen angeregt. Und diese Diskussionen und das gemeinsame Brainstorming haben Positives bewirkt. Und dann natürlich der Entscheid für die Software – dass wir uns für eine Software entschieden haben. Die Erkenntnisse haben die Wahl und das, was wir methodisch analysiert haben, noch einmal unterstrichen. Wir konnten Lösungen, um den Betrieb zu optimieren, finden.
David Rupar: Es war schön, dass alles, was wir geplant haben, auch (in der Umsetzung) funktioniert hat. Während der Planungsphase haben wir die richtige Software evaluiert. In der Umsetzungsphase haben wir schliesslich die (für uns) richtige Software gefunden, welche wir implementieren möchten. Und das war die Schwelle, an der Meier & Partner festgestellt hat, dass es weiter geht. Dass sich etwas tut. Dass die Weichen gestellt sind – für eine neue (generationenübergreifende) Ära.
Claudia Gasser: Die Implementierung stellt für die Firma ein riesiger Meilenstein dar. Wir haben die Automatisierung und Optimierung der Prozesse bereichsübergreifend angeschaut. Damit können wir den Bedürfnissen unserer Kund:innen besser gerecht werden. Schlussendlich haben wir mehr Zeit für unser Daily Business sowie den persönlichen Kontakt und können der Geschwindigkeit des Informationsflusses standhalten.
Wie haben Sie die Zusammenarbeit mit uns wahrgenommen?
Claudia Gasser: Die Zusammenarbeit verlief sehr positiv. Was ich sehr spannend finde, ist, dass mehrere Leute im Projekt involviert waren. Und wie wir das Ganze gemeinsam erarbeiten konnten. Dass wir ein Anforderungsprofil erstellen konnten. Dass wir den Prozess erarbeiten konnten. Es war sehr konstruktiv und sachlich und kompetent. Mit all den Stärken und Schwächen, die wir mit dem Projektteam ausleben konnten. Und das hat eine sehr gute Zusammenarbeit ergeben.
David Rupar: Ich würde die Partnerschaft als professionell-kollegial beschreiben. Wir sind uns auf Augenhöhe begegnet. Und wir konnten uns – wie in jeder guten partnerschaftlichen Beziehung – sagen, was gut und was schlecht lief. Ich habe die Zusammenarbeit als dürfen betrachtet und nicht als müssen. Und im Leben braucht es Menschen, die einen beim Träumen unterstützen – nur so können neue Welten geschaffen werden. Ausserdem schätze ich die Qualität von sieber&partners extrem. Sara Schüpbach, Kimon Ioannidis und Marcelle Waser muss ich die Dinge nicht 5x sagen – sie nehmen sie beim ersten Mal an. Es macht einfach Spass, mit ihnen zusammen zu arbeiten. Gerne möchte ich auch noch anfügen, dass ich Dr. Pascal Sieber unglaublich inspirierend finde. Wie er sieber&partners vertritt ist vorbildlich und es wirkt insgesamt sehr inspirierend auf mich. Er ist ein phänomenaler Charakter und blitzgescheit. Höre ich seine Reden, z.B. am CNO Panel im Casino Bern, denke ich mir: davon möchte ich mir gerne eine Scheibe abschneiden. Dr. Pascal Siebers Werte konnte ich auch in der Zusammenarbeit wiedererkennen. Er scheint die Unternehmenskultur von sieber&partners entscheidend geprägt zu haben.
Und was ist der Mehrwert, der durch die Zusammenarbeit generiert wurde?
Claudia Gasser: Die Entscheidungsfindung zu unterstreichen. Oftmals hat man den Eindruck, dass dieses bestimmte Produkt für den eigenen Betrieb das Richtige ist. Durch den ganzen Prozess haben wir die bestmögliche Entscheidung treffen können – also haben wir auch das bestmögliche Produkt zum besten Kosten-Nutzen-Verhältnis bekommen. Das war eine seriöse Entscheidungsfindung.
David Rupar: Das Projekt hat uns bewiesen, dass wir die Ressourcen auch an jemanden abgeben können – an jemanden, der Digitalisierung als Expertise hat. So sehen unsere Mitarbeiter:innen, dass wir uns Unterstützung holen und auf diese Unterstützung bauen (können). Gewisse Mitarbeiter:innen werden durch die Änderungen aber auch etwas nervös. Schön daran ist aber, dass sie das offen und ehrlich mit uns kommunizieren und wir als Führungskräfte darauf eingehen können, wieso es die Transformation braucht und dass man sich auf die Veränderung freuen kann. Wenn man ein Zielbild erarbeitet, entstehen auch zeitgleich Fragen – und das ist gut und fördert die Zusammenarbeit. Manche fürchten die Veränderung und andere freuen sich darauf und sind euphorisch – auch das ist schön zu beobachten. Jede:r geht anders damit um.
Können Sie uns erzählen, wie das Projekt intern aufgenommen wurde?
Claudia Gasser: Wir haben die Menschen in den Projektteams immer wieder mit auf den Weg genommen. Wir haben kommuniziert und den Mitarbeiter:innen unsere Meilensteine aufgezeigt. Oft war es nicht greifbar. Jetzt wird es langsam fassbar, da die Software implementiert wird. Die Motivation im Team ist langsam, aber sicher da. Für uns bedeutet das viel Aufwand, aber auch eine Erleichterung – einerseits ist Respekt da, aber auch viel Motivation, die spürbar ist.
David Rupar: Ich glaube, dass es wichtig war, dass wir unseren Mitarbeiter:innen das «richtige Signal» gesendet haben. Wir nehmen die Transformation an und führen unsere Mitarbeiter:innen entsprechend – aber wir sind nicht allwissend und keine Digitalisierungsexpert:innen. Ich bin als Führungskraft derjenige, der an der Seitenlinie steht – ich unterstütze und gebe Tipps sowie Anweisungen. Das brauchen die Mitarbeiter:innen. Und für sie ist es auch wichtig zu wissen, dass wir die Unternehmenskultur mittransformieren. Damit wissen unsere Mitarbeiter:innen, dass es mit Meier & Partner weitergeht. Dass unser KMU Zukunftsaussichten und konkrete Pläne hat. Und das Projekt «Erarbeitung Zielbild» soll uns auch zeigen, wer wir sind: Wir sind gut in der Verwaltung und im Verkauf von Liegenschaften.
Wie schauen weitere Schritte in Richtung Digitalisierung aus? Und was hat sich seit er Zusammenarbeit mit sieber&partners getan?
Claudia Gasser: Ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung ist die Implementierung des neuen Tools und die weitere Implementierung von Schnittstellen-Tools – dabei handelt es sich um eine Schrittweise-Einführung. Das bedeutet, dass wir graduell mehr Tools implementieren werden – wie z.B. Portale für Informationen oder sogenannte Schadenmeldungsprozesse, die wir vereinfachen können. Und was seit der Zusammenarbeit passiert ist? Ich glaube, wir haben durch die Gespräche sehr viel Klarheit gewonnen. Vor allem auf der Ebene Verwaltungsrat und Geschäftsleitung. Insbesondere, wenn es um die Ziele von Meier & Partner geht: Was wir unbedingt beibehalten möchten und verbessern aber auch, was wir nicht mehr wollen. Wir haben das Gewicht gespürt, dass die Themen wie kultureller Wandel, und dass Mitarbeiter:innen für den Wandel bereit sowie dazu befähigt sein müssen, einen solchen Wandel zu tragen, wichtig sind: Durch die Transformation kommen wir in der Digitalisierung voran und haben gleichzeitig ein Change Management geschaffen. Auch kulturell verändert sich bei Meier & Partner einiges. Und darauf sind wir stolz.
