Was tun bei Projekten in Schieflage?

Projekte laufen bekanntermassen anders ab als das operative Geschäft und laufen oft auch nicht nach Plan. Dies liegt in der Natur der Sache und dafür sind gängige Projektmanagement-Methodiken und -Werkzeuge da. Wenn allerdings ein Projekt komplett vom Kurs abkommt, das Budget aus dem Ruder läuft und die Beteiligten nicht mehr an den gemeinsamen Projekterfolg glauben, muss gehandelt werden. Ursachen dafür können vielfältig sein. Das Treffen von korrigierenden Massnahmen und das Heranziehen von bisher Unbeteiligten ist oftmals der einzige Weg das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Ist ein Projekt gefährdet, handelt es sich nicht um Probleme, welche das Projektteam zusammen mit dem Auftraggeber lösen kann, sondern um komplexe Problemstellungen mit unterschiedlichsten Aspekten (z.B. fehlendes Wissen, zwischenmenschliche Faktoren, unterschiedliche Erwartungshaltungen oder sich verändernde Ziele). Um zu verstehen, warum ein Projekt in Schieflage ist, muss das gesamte Projektumfeld analysiert werden:

• Personen bzw. Stakeholder

  • Know-how

  • Kommunikation

  • Führung

  • Projektbedingungen

  • Weiche Faktoren (Widerstände, Motivation etc.)

• Produkt / Services (Projektscope)

  • Beherrschung der Technologie

  • Qualität der Lösung

  • Lösungswege

• Prozesse

  • Managementprozesse

  • Angewendete Verfahren

  • Wertschöpfung von der Anforderung bis zum Go live (Betrieb)

• Umfeld / Peripherie

Je nach Fortschritt des Projektes und Dringlichkeit des Endergebnisses, wird ein Sanierungsprojekt parallel gestartet oder das Projekt pausiert, bis die Analyse, die Definition und Einleitung der Massnahmen erfolgt sind. In den meisten Fällen wird ein Projektstillstand vermieden und das Projektteam arbeitet weiter an der Erfüllung der Projektaufgaben und -zielen. Zeitgleich werden die Sanierungsarbeiten gestartet.
Das Sanierungsprojekt soll kurzgehalten werden und rasch Ergebnisse liefern. Um das zu erreichen, benötigt es eine Nähe zum Projekt in Schieflage. Informationen müssen zeitnahe vorliegen und die Stakeholder müssen direkt befragt werden können. Es benötigt einen intensiven Austausch und eine hohe Transparenz.

Phasen eines Sanierungsprojekts

Die Sanierung von Projekten erfolgt in verschiedenen Phasen. Schematisch sieht dies wie folgt aus:

Abb 1: Eigendarstellung

Pre-Analyse

Diese Phase ist eine Art Kickoff. Es findet ein Briefing über die Problemstellung statt. Zudem erfolgt ein Dokumentstudium, um einen Überblick über das Projekt zu bekommen. Danach folgen bilaterale Gespräche mit den wichtigsten Projektstakeholdern. Auf Basis dieser Informationen kann der Rahmen des Sanierungsauftrags abgesteckt werden und die Problemidentifikation kann beginnen

Analyse

In der Analyse-Phase erfolgen weitere Interviews mit Stakeholdern, Projekt-Daten werden analysiert und die Zusammenarbeit des Projektteams wird beobachtet.
Aus diesen Informationen entstehen Hypothesen. Es werden Indizien und Fakten gesammelt. Danach werden Schlussfolgerungen gezogen und erste mögliche Massnahmen identifiziert (Quick Wins) und ans Projekt gegeben. Abgeschlossen wird die Analyse mit der Präsentation der Ergebnisse und derer Interpretation.

Massnahmenentwicklung

Auf Basis der analysierten Befunde, den Massnahmenvorschlägen und den Lösungsideen werden umsetzbare Massnahmen entwickelt. Dieses Massnahmenpaket wird den Auftraggebern der Sanierung zum Entscheid vorgelegt. Das ist die Ausgangslage und der Startschuss für die effektive Umsetzung der Sanierungsmassnahmen.

Sanierungsplanung

Je nach Analyseergebnisen müssen in dieser Phase unterschiedliche Arbeitspakete geplant werden: Massnahmen und Lösungen, ggf. notwendige fundamentale Änderungen, strategische (Neu-)Ausrichtung, Prüfung Kontrollmechanismen, Frühwarnsysteme und Aktualisierung der Projektdokumente.

Transfer

Damit die Sanierung erfolgreich wird, benötigt es nun den Transfer ins eigentliche Projekt. Dieser Schritt startet mit einem intensiven Austausch mit der Projektleitung. Die Hauptaufgabe besteht darin, die Massnahmen umzusetzen und die Projektanpassungen zu vollziehen.

Fazit

Projekte in Schieflage lassen sich durchaus wieder auf Kurs bringen. Nur in den seltensten Fällen benötigt es einen kompletten Projektabbruch. Nichtsdestotrotz benötigt es ein frühzeitiges Erkennen der Krise und das Einholen von Hilfe ausserhalb des Projektes. Je früher Korrekturen erfolgen, desto weniger gravierend sind die Massnahmen. Es lohnt sich bei komplexen Sachverhalten oder Konstellationen eine Projektanalyse durchzuführen oder ein Projektcoaching in Anspruch zu nehmen.

Gabriela Eymann