Projektmanagement Trends
Guest User
Die Welt hat sich in den letzten Jahren stark verändert – nicht zuletzt durch die COVID-19-Pandemie, die fortschreitende Digitalisierung oder den zunehmenden Klimawandel.
Das wirkt sich auf die Berufswelt aus und stellt Unternehmen und Angestellte vor neue Herausforderungen.
Der Fachkräftemangel ist offensichtlicher und drastischer als je zuvor. Das verursacht massive Unklarheiten in der Zukunft, welche die Arbeitswelt vor neue Hürden stellen wird. Auch von den Beschäftigten werden neue Kompetenzen verlangt – die sogenannten „Future Skills“. Dazu zählen technologische Fähigkeiten wie Datenanalyse, digitale Schlüsselfähigkeiten wie Agilität sowie klassische Fähigkeiten wie Problemlösungsfähigkeit.
Vor allem die klassischen Kompetenzen wie Lösungsfähigkeit, unternehmerisches Handeln, Eigeninitiative, Resilienz und Kreativität werden in den nächsten Jahren zunehmend an Wichtigkeit gewinnen, weil sie die Grundlage für die anderen Fähigkeiten bilden. Auch die digitalen Schlüsselkompetenzen und somit agiles Arbeiten rücken mehr und mehr in den Fokus. All dies hat Einfluss auf die Projektarbeit und das Management von Projekten in den kommenden Jahren.
Projektmanagement Trends aus Praxissicht
Agile und hybride Methoden gewinnen an Bedeutung
In der agilen Arbeitsweise bleiben Teams über möglichst viele Iterationen hinweg konstant. Sie arbeiten gemeinsam an nutzbaren Ergebnissen. Alle wissen, wer was kann, worauf sie sich verlassen können und welche Aufgaben eher unsicher sind. Auch fällt den Teammitgliedern das Teilen von Wissen in einem gleichbleibenden und vertrauten Team viel leichter.
Ressourcenplanung wird wichtiger
In den meisten Branchen und Unternehmen ist keine Entspannung bei der Ressourcensituation in Sicht. Die einen haben zu wenig Mitarbeitende, die anderen plötzlich zu viele. So geht der Trend zur Optimierung der Auslastung vorhandener Arbeitskräfte ungebrochen weiter. Die Verantwortlichen müssen versuchen, das Unplanbare planbar zu machen.
Zielführende Ressourcenplanung funktioniert nur gemeinsam – im Zusammenspiel zwischen Projektleitenden, Teamleitenden und Teammitgliedern. Voraussetzungen sind dabei robuste Prozesse und Tools.
Das Teilen von Wissen nimmt zu
Je ähnlicher die Fähigkeiten der zur Verfügung stehenden Personen sind, desto einfacher ist es, sie einzuteilen. Konflikte reduzieren sich dadurch automatisch. Das funktioniert allerdings nur, wenn das Wissen bereitwillig geteilt wird. Das Problem ist somit nicht die Anzahl Personen, sondern die Engpässe bei bestimmten Fähigkeiten. Allein geht es zwar vorübergehend schneller, gemeinsam kommt man auf Dauer aber weiter. Diese Denkweise ist in agilen Umgebungen völlig normal. Für viele etablierte klassische Organisationsstrukturen ist das beschriebene Umdenken eine sehr grosse Herausforderung.
Homeoffice und hybrides Arbeitsumfeld bleiben
Durch Corona sind grosse Teile der Belegschaft ins Homeoffice gewechselt und wollen dort auch bleiben. Andere hingegen vermissen den informellen Austausch wie beispielsweise an der Kaffeemaschine oder in der gemeinsamen Mittagspause.
Das hat Auswirkungen auf das Projektumfeld der Zukunft: Die richtige Mischung aus Homeoffice und Büro muss gefunden werden, um den Ansprüchen der Arbeitnehmenden gerecht zu werden. Hier müssen sich die Unternehmen anpassen, wenn sie ein attraktiver Arbeitgeber bleiben wollen.
Change-Management wird relevanter
Im Rahmen der Digitalisierung werden organisatorische Änderungen oft als Projekte durchgeführt. Dabei läuft gerne etwas falsch. Das Einführen eines neuen Software-Tools bringt zum Beispiel nicht den gewünschten Nutzen, weil die Anwenderinnen nicht ins Projekt eingebunden, deren Anforderungen nicht abgeholt oder sie nicht ausführlich geschult wurden.
Damit Projekte erfolgreich sein können, ist es also unerlässlich, parallel zur inhaltlichen Umsetzung auch den Veränderungsprozess in der Organisation gebührend zu behandeln und zu begleiten.
Hybride Ansätze in der Projektdurchführung
In einem disruptiven Umfeld wie heute ist es wichtiger denn je, den Nutzen für den Endnutzer zu maximieren. Denn Spezifikationen allein kreieren keinen Nutzen und lassen sich rasch kopieren. Aus diesem Grund haben sich die agilen Methoden fest etabliert. Bei agilen Methoden steht das Endprodukt von Beginn an im Fokus. Es herrscht jedoch Ergebnisoffenheit und der Nutzen wird regelmässig hinterfragt. Das kann zwar zu einem anderen Endprodukt führen als geplant, jedoch kann sichergestellt werden, dass mit dem Resultat alle zufrieden sind.
Ein agiles Vorgehen ermöglicht bei geeigneten Projekten, dass stets die sich verändernden Bedürfnisse berücksichtig werden. Beim klassischen Projektmanagement lassen sich kurzfristige Änderungen nicht umsetzen, falls sich die Rahmenbedingungen während der Projektlaufzeit ändern.
Deshalb ist es wichtig vor Projektbeginn zu bestimmen, welche Projektmanagement-Methode sinnvoll ist. Der Bau eines Staudamms sollte beispielsweise nicht agil durchgeführt werden.
Abbildung 1: Vergleich von klassischen und agilen Projektmanagement-Methoden.
Die Projektverantwortlichen müssen den Nutzen des Projektergebnisses sicherstellen. Deshalb lässt sich ein Trend zur Agilität beobachten. Besser früher erkennen, wenn man daneben liegt („fail cheap“) oder schon im Verlauf des Projekts einen Nutzen stiften.
In vielen Fällen sind hybride Ansätze die richtige Lösung. Die Vorteile der agilen mit der klassischen Welt zu verbinden, kann einem komplexen Projekt zum Erfolg verhelfen. Die folgende Grafik zeigt die Kombination einer klassischen Meilenstein-Planung mit einer regelmäßig getakteten Sprint-Planung. Die Sprints müssen dabei immer die Ergebnisse für den nächstgelegenen Meilenstein liefern.
Abbildung 2: Hybrider Projektmanagementansatz
Social und Soft Skills für das Projektmanagement der Zukunft
Social und Soft Skills sind im Projektumfeld essenziell. Damit Sie besser für die künftigen Trends im komplexen Projektumfeld und dem anspruchsvollen Ressourcenmanagement gerüstet sind, möchte ich Ihnen ein paar Tipps aus der Praxis mitgeben:
Sehen Sie die Menschen hinter dem Begriff „Ressourcen“ und nicht Dinge
Fördern Sie die Kreativität in der Lösungsfindung
Erlauben Sie Fehlversuche und kalkulieren Sie diese ein
Schaffen Sie Vertrauen als Basis für die ehrliche Einschätzung der Umstände und Auf-gaben
Reduzieren Sie Stress in Projekten, welcher durch Unsicherheiten verursacht wird (z.B. ich kenne mich nicht aus oder wir werden nicht fertig)
Schaffen Sie ein Umfeld, in dem sich Teams wohlfühlen und nicht weglaufen wollen
Führen Sie die Projektmitarbeitenden, denn „you can manage things, but you have to lead people”.
