Sportamt der Stadt Bern - Unterstützung bei der öffentlichen Beschaffung eines Dienstleisters für die Velo Skills Tour

Ausgangslage
Das Bereitstellen eines attraktiven Bewegungsangebots gehört zu den Kernaufgaben des Sportamts der Stadt Bern. Ein Bereich davon ist die Förderung des Fahrradfahrens im Rahmen der Velo-Offensive. Hierfür tourt das Sportamt der Stadt Bern mit ihrer Velo Skills Tour rund 7-Mal jährlich durch die Stadt.
Für die Durchführung der Events braucht es einen externen Dienstleister, der für Auf- und Abbau der Infrastruktur, den Transport und die Zwischenlagerung des Materials verantwortlich ist sowie die Qualitätssicherung vor, während und nach dem Event sicherstellt.
sieber&partners wurde angefragt, das Sportamt Bern bei der Vorbereitung der Beschaffung für die Logistik der Velo Skills Tour zu unterstützen und diese in Zusammenarbeit mit den internen Stellen abzuwickeln.
Im Weiteren soll im Rahmen des Beschaffungsprojektes sichergestellt werden, dass durch den Einbezug einer internen Fachspezialistin ein Know-how-Transfer an das Sportamt und eine Befähigung zur eigenständigen Durchführung späterer Beschaffungen stattfindet.

Ziele
Mit der öffentlich-rechtlichen Beschaffung soll ein Event-Dienstleister für die Velo Skills Tour mit einem Rahmenvertrag für 2 Jahre (Grundleistung) plus 1 Jahr (Option) an das Sportamt Bern gebunden werden.
Gesucht wird ein Dienstleister, der die Gesamtverantwortung für die Logistik des Events übernimmt. Im Ausschreibungsverfahren soll auf Basis von Eignungs- und gewichteten Zuschlagskriterien derjenige Anbieter ausgewählt werden, dessen Angebot das beste Verhältnis von Kosten und Nutzen aufweist.
Der Dienstleistungsauftrag soll gemeinsam mit der internen Beschaffungsstelle unter Berücksichtigung der entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen in einem Einladungsverfahren ausgeschrieben werden. Adäquate Eignungs- und Zuschlagskriterien sowie formelle Vorgaben sollen sicherstellen, dass die eingereichten Offerten eine hohe Qualität aufweisen und vergleichbar sind.

Vorgehen
Es wurde das Beschaffungsverfahren nach Josef Schreiber gewählt. Das Verfahren ist ein de facto-Standard in der Schweiz und hat sich vielfach bewährt. Die Ausschreibung erfolgt gemäss den Regeln des Einladungsverfahrens. Das Vorgehen beinhaltet vier Phasen:

• Phase 1: Bedarfs- und Verfahrensklärung

• Phase 2: Anforderungsanalyse und Bewertungsmechanik

• Phase 3: Erstellung der Ausschreibungsunterlagen

• Phase 4: Beschaffung

Ergebnisse
Durch die Neubeschaffung kann das Sportamt der Stadt Bern rund 10% der bisherigen Kosten pro Durchführung des Events einsparen.
Zusätzlich verfügt das Sportamt heute über entsprechende Vorlagen und spezifisches Beschaffungs-Know-how, um zukünftige Beschaffungen selbständig gemäss den Regeln des öffentlichen Beschaffungsrecht rekurssicher durchzuführen.

«Die Beschaffungsexperten von sieber&partners lieferten entsprechende Vorlagen, die wir weiterverwenden können. Die Begleitung und Anleitung im Verfahren ermöglicht uns nun, zukünftgie Beschaffung selbstständig und korrekt gemäss öffentlichem Beschaffungsrecht durchzuführen.»

Martin Rhyner, Bereichsleiter Sportförderung

pdf