Projektmanagement in Zeiten von Corona
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Die aktuelle Lage fordert viele Unternehmen im Umgang mit ihren Kunden heraus. Unser Project Consultant Gabriela Eymann spricht im Interview über ihre Erfahrungen:
Wie hat die Projektarbeit vor dem Lockdown stattgefunden, physisch, elektronisch, über Telco‘s?
Die Sitzungen der Kernteams, des Projektausschusses, die Sprintplanung und Workshops haben bis anhin physisch stattgefunden, meistens am Sitz des Kunden. Restliche Besprechungen sind bereits oft im Rahmen von Telefonkonferenzen durchgeführt worden. Dies war zu Beginn an so Usanz und ist im Projekt nicht gross diskutiert worden. Das Projektteam hat sich wöchentlich getroffen, einmal physisch und einmal per Call. Bilaterale Abgleiche sind oft telefonisch erfolgt.
Was hat den Auftraggeber dazu geführt, das Projekt weiter laufen zu lassen?
Die Weiterführung des Projektes während dem Lockdown ist diskutiert worden. Ausschlaggebend dafür war, dass es inhaltlich nicht von Corona betroffen ist. Das Projekt befindet sich in der Schlussphase der Realisierung. Es wäre schade gewesen, das Projekt zu stoppen und den Drive zu verlieren. Es gab Teilbereiche des Projektes, welche zu Beginn der Corona Krise durch die Grundversorgung tangiert waren.
Welche Änderungen mussten vorgenommen werden?
Einzige Anpassung war, bisher physische Meetings auf Online umzustellen.
Welche Verzögerungen erleidet das Projekt aufgrund der Tatsache, dass physische Meetings und Arbeiten beim Kunden nicht mehr möglich sind?
Das Projekt hat aufgrund von Corona keine Verzögerungen erlitten. Durch die erhöhte Effizienz an Online-Meetings sind die Sitzungen oft kürzer ausgefallen.
Wie hat der Kunde auf Telco’s reagiert?
Der Kunde hat sehr positiv reagiert. Die meisten Projektmitarbeitenden seitens des Kunden waren bzw. sind im Homeoffice. Sie sind sich alle gewohnt, online zu arbeiten. Kleine Anfangsschwierigkeiten (z.B. einwählen) sind schnell behoben worden.
Welche neuen Tools sind eingesetzt worden?
Teams, Skype for Business, ansonsten keine weiteren Tools.
Was hat sich bewährt von den eingesetzten neuen Tools, was eher weniger?
Teams, Skype for Business haben sich bewährt. Beide Tools eignen sich auch für eine organisationsübergreifende Verwendung.
Wo gibt es Schwierigkeiten und wie können diese gelöst werden?
Die Sprintplanung an Telco‘s ist ebenfalls möglich, aber der direkte Austausch und die Demo der Umsetzungen an einem Tisch fehlen. Dies ist auch online möglich, aber leicht erschwert.
Wo sind die Schwierigkeiten der Sprintplanung online?
Beim Austausch in einem Sitzungszimmer herrscht ein anderer „Groove“ gegenüber Online-Meetings. Der Part Retrospektive ist physisch persönlicher und nach dem Meeting wurde die Zeit oft genutzt für bilaterale Gespräche oder einen gemeinsamen Kaffee. Dies fällt online weg.
Wie sieht der Ausblick auf die Zeit nach dem Lockdown aus?
Ein Grossteil der vorher durchgeführten physischen Meetings wird auch zukünftig wieder physisch stattfinden.
Welches sind positive Auswirkungen auf das Projektmanagement?
Die Meetings sind effizienter, jedoch auch anstrengender, insbesondere für die Gesprächsleitung. Ein informeller Austausch erfolgt nun auch online. Das Bedürfnis ist vorhanden, vor einem offiziellen Meeting „Smalltalk“ zu führen. Dies ist auch in anderen Konstellationen feststellbar.
Welches Fazit kann gezogen werden?
Es hat einen Schub gegeben, dass auch Online-Meetings funktionieren können, sogar auch mit sehr vielen Teilnehmenden. Es benötigt dazu eine gewisse Disziplin und Meetingregeln. Die Umstellung auf Online-Meetings in einem bestehenden Projektteam ist vermutlich einfacher als in einem neu zu gründenden Projektteam. Ein neues Projekt von Grund auf online zu führen ist schwierig. Die Terminfindung für zukünftige Meetings kann evtl. einfacher sein, da Online-Meetings akzeptierter sind. Man hat die Grenzen wie auch das Potenzial von Online-Meetings erkannt und kann diese nun weiter verbessern.
