Umsetzung Change Prozess in Acta Nova

March 15, 2021Guest User

Der Change Prozess im SEM war für alle Beteiligten schon länger ein mühseliger Prozess. Falls Veränderungen in der Software oder im Workflow gewünscht waren, mussten dafür unzählige Emails hin und her verschickt werden.

Die involvierten Personen wussten nicht, wo sich die Changeanträge im Prozess gerade befinden, die Bearbeitungszeit dauerte sehr lange und es entstand ein unnötiger Mailverkehr, dessen Bearbeitung auch gerne mal vergessen wurde. Darüber hinaus wurden alle Transaktionen in einem Word-File festgehalten, was die Übersicht des ganzen Change Prozesses erschwerte. Dadurch dauerte die Bearbeitung eines Changes sehr lange. Des Weiteren waren viele Schnittstellen betroffen. Dies führte zu längeren Implementierungszeiten, die Agilität hat gelitten und letztendlich konnte das Potential von Acta Nova nicht ausgeschöpft werden.

Damit der Change Prozess korrekt und optimal in Acta Nova abgebildet werden konnte, wurden Experten von sieber&partners zur Unterstützung beauftragt. Die Berater*innen von sieber&partners arbeiteten in der Konzeption und Umsetzung eng zusammen mit dem internen GEVER Team.

In einem ersten Schritt wurden Anforderungen aufgenommen und konkretisiert. Danach wurde evaluiert, wie einzelne Felder einer Word-Datei digitalisiert werden konnten sowie Fachdaten erstellt, welche der Software Acta Nova verständlich sind. Parallel wurde der gesamte Change Prozess gemäss BPMN dokumentiert und in Visio abgebildet. Nachdem das Gerüst auch in Acta Nova in eine Prozessform gebracht wurde, wurden durch einen Experten von sieber&partners Schnittstellen zu den Fachdaten gebaut und Skripte zur Steuerung des Prozesses erstellt. Sobald der Prozess erfolgreich getestet wurde, wurde das Benutzerhandbuch und das technische Handbuch gemäss Bundesstandard geschrieben. Nach erfolgreichem Export von der Migrationsumgebung, wurde der ganze Fachdaten-gesteuerte Prozess an das Produktionsteam übergeben.