Die erfolgreiche Digitalhistorie bei swisspor
Viktoria König
“Manche Mitarbeiter:innen sind näher an der Digitalisierung dran als andere – im Endeffekt müssen aber alle Betroffenen bzw. Entscheidungsträger:innen mitgezogen und für diese Themen begeistert werden. Mit sieber&partners haben wir eine Aussensicht, die das unterstützt.”
Ausgangslage
Die swisspor AG ist eine im Jahr 1971 gegründete «Schweizer Entwicklerin, Herstellerin und Anbieterin von Produkten und Systemen rund um die energieeffiziente Gebäudehülle». Mit ihrem fundierten Know-how agiert sie im europäischen Raum. In der Schweiz produziert sie ein breites Sortiment an Dämmstoffen und Abdichtungen. Aber auch in puncto Digitalisierung feiert sie Erfolge: Seit mehr als vier Jahren wird die swisspor AG von sieber&partners in Sachen Digitalisierung und digitale Transformation begleitet.
Herr Thomas Winiger, Leiter IT und Digitalisierung swisspor Gruppe, hat die Anfänge der Zusammenarbeit miterlebt und die Digitalisierung auf Projektbasis mit vorangetrieben. Im Interview mit sieber&partners spricht er nicht nur über die digitale Reise bei swisspor, sondern auch über das Projekt «Einführung eines ERP-Systems», in dem sieber&partners Unterstützung bot.
Herr Winiger, wie erging es der swisspor vor der Zusammenarbeit mit sieber&partners?
«Vor der Zusammenarbeit kamen wir mit Digitalisierungsthemen bereits in Berührung: Womöglich ist Digitalisierung ein Modebegriff geworden – denn alles hat einen Wandel in sich selbst. Digitalisierung und digitale Transformation nehme ich als einen fortlaufenden, wichtigen Prozess wahr, welcher durch sieber&partners unterstützt wurde. Der Transformation Consultant François Dubuis unterstützt uns in diversen Themen wie der Softwareevaluation und der strategischen Beratung im Bereich Digitalisierung – und so hat sich die jahrelange Zusammenarbeit ergeben. Das Thema Digitalisierung wurde mit ihm aufgebaut: Während des Aufbaus hatten wir diverse Projekte mit sieber&partners – zum Beispiel Softwareassessment (Softwareevaluationen), CRM-Evaluationen und Evaluationen im Bereich des Dokumentenmanagements (ECM). Mit diesen Projekten kam die digitale Transformation ins Rollen. Anschliessend haben wir uns einer Digitalstrategie gewidmet: Was braucht es für Architekturen? Wie wollen wir sie aufgleisen? Auch in der Aufbereitung und Moderierung solcher Themen war sieber&partners beteiligt. Zudem hatten wir ein Vorprojekt für digitale Anwendungen (Apps), in dem sie das nötige Know-how und Methoden eingebracht hat.»
Was war die Ausgangslage des Projekts «Einführung eines ERP-Systems»?
«Die Einführung im Finanzbereich fand gestaffelt statt, da die swisspor ein schweizweit tätiges Unternehmen ist: Die gestaffelte Einführung begann in der Deutschschweiz, anschliessend kam die Romandie zum Zug. Als die erste Organisation der Romandie eingeführt wurde, konnten wir feststellen, dass eine sprachliche Barriere herrscht: Da François Dubuis sowohl fliessend Deutsch, Englisch als auch Französisch spricht, konnte er zwischen den Verantwortlichen vermitteln, die entweder nur Englisch oder nur Französisch sprachen. Aus diesem Grund haben wir sieber&partners für das Projekt angefragt – die Geschäftsführung der Romandie war dafür. Die Einführung der zweiten Organisation der Romandie wird Ende 2024 eingeführt. Auch ist gerade in Planung, eine weitere, kleine Gesellschaft in der Romandie zu gründen, die hinsichtlich Finanzen ebenfalls eingeführt werden muss. Zudem unterstützt sieber&partners uns auch im Bereich des Gruppen-CRM: François Dubuis hat eine beratende Funktion im Gruppen-Template. Dabei kann er die wichtige Aussensicht einbringen und die Mitarbeiter:innen von swisspor fordern.»
Und warum haben Sie sich für sieber&partners entschieden?
«Für uns war der Fall klar: Transformation Consultant François Dubuis kennt die Organisation bereits. Er begleitet uns – die Firma swisspor – seit vier Jahren und kennt unsere Herausforderungen. Dadurch konnte die Einarbeitungszeit kurzgehalten werden. François Dubuis ist nicht nur in der Organisation etabliert und akzeptiert, sondern kann auch mit seinen sprachlichen Kompetenzen punkten. Das war ausschlaggebend für das Projekt. Und als Fachexperte für Glas und Bau hat er Baubranchenwissen und entscheidende Branchenkenntnisse. Er kennt sich mit Firmen aus, die europaweit tätig sind. Von diesem spezifischen Know-how kann swisspor profitieren – er bringt als Experte Erfahrungswerte mit und kann als Sparring-Partner agieren.»
Welches Ziel haben Sie in Zusammenarbeit mit sieber&partners verfolgt?
«Auf das Projekt bezogen, haben wir als Ziel verfolgt, die Finanzsoftware in der Organisation einzuführen. Das Ziel wurde auch erreicht. Über die letzten Jahre und durch die Zusammenarbeit mit sieber&partners verfolgten wir jedoch verschiedenste Ziele: In digitalen Projekten konnten wir mit sieber&partners stets eine Zweitmeinung einholen. Noch immer fungieren sie als externe Ressource, fördern das out-of-the-box-Denken und sind Sparring-Partner, wenn es darum geht, Entscheidungen zu treffen. Ausserdem können wir auf sieber&partners bauen, wenn uns bei gewissen Projekten die Kapazitäten oder Methodiken fehlen. Als wir einst mit sieber&partners ein Pflichtenheft erstellten, haben die involvierten Consultants die Softwareevaluation übernommen – das bedeutet, dass die gesamte Evaluation der Software, von der Ausschreibung bis hin zum Entscheid, über sieber&partners lief. Die Evaluation bzw. Methodiken aus diesem Projekt wenden wir noch heute in unseren Evaluationsprojekten an – ergo konnten wir nicht nur eine erfolgreiche Zusammenarbeit verbuchen, sondern auch wertvolles Know-how mitnehmen.»
Und wobei haben wir Sie im Projekt unterstützt?
«Im Projekt «Einführung eines ERP-Systems» standen erst Bereinigungsarbeiten an: Bei den Bereinigungsarbeiten mussten wir – gemeinsam mit sieber&partners – Fall für Fall durchgehen. Anschliessend kam es zur Analyse der Ist-Situation. Die Buchhaltung Romandie hat für die Einführung den Rahmen gesteckt, die Vorgaben an François Dubuis weitergeleitet, welcher anschliessend die Einführung mit dem Buchhalter Romandie und dem externen IT-Berater aufgleisen konnte. Nach der Einführung musste der Buchhalter Romandie erneut alle Fälle durchgehen und diese mit dem Finanzberater lösen. Dabei war die Zweisprachigkeit von François Dubuis ausschlaggebend – er war das sprachliche Bindeglied zwischen dem Buchhalter Romandie und dem Finanzberater, da dieser kein Französisch sprach.»
Gab es dabei auch Herausforderungen?
«Am Anfang war es schwierig, den Ist-Zustand zu erarbeiten: die Bereinigungsarbeiten mussten vorgezogen werden. Im Vorhinein mussten wir also zwingend etliche Buchungen analysieren und säubern, bevor das Projekt starten konnte. Das war happig und reine Fleissarbeit – aber es hat sich gelohnt.»
Und was war Ihr persönliches Highlight?
«Ich habe viele Highlights in Bezug auf die Zusammenarbeit mit sieber&partners. Das grösste Highlight ist wohl die Akzeptanz der swisspor Romandie gegenüber François Dubuis – er wird schon fast als interner Mitarbeiter gesehen.»
Als weiteres Highlight nennt Thomas Winiger die Evaluation und Einführung der ECM-Software, die Freigabe des Gruppen-CRM und die Einführung des ERP-Systems: «Die Idee für die Einführung des ERP-Systems stand lange im Raum – es war grossartig, konnte die Idee erfolgreich umgesetzt werden. Auch will ich erwähnen, dass die Projekte, die wir mit sieber&partners angerissen haben, langsam Früchte tragen – das freut mich zu sehen.»
Wie blicken Sie seit der Zusammenarbeit auf die Digitalisierung?
«Die Sicht auf Digitalisierung bzw. die digitale Transformation hat sich verändert oder genauer gesagt verstärkt: Digitalisierung wird immer wichtiger und sowohl der IT als auch der Digitalisierung wird immer mehr Gewicht zugesprochen. Wir bekommen auch immer mehr Kapazitäten: In der Schweiz und in Polen werden wir aktiv(er) und haben die Möglichkeit, neue Mitarbeiter:innen einzustellen. Trotzdem muss man berücksichtigen, dass wir eine sehr heterogene Gruppengesellschaft sind – wir haben keine gleichen Systeme und Prozesse. Daher muss man an der Basis beginnen. Die Idee bzw. Strategie ist, dass man für die ganze Gruppe – bestehend aus 20-25 Gesellschaften – ein Fundament für eine standardisierte Gruppenlösung (bzw. Gruppendigitalisierung) bildet.»
Und wie haben Sie die Zusammenarbeit mit sieber&partners wahrgenommen?
«Die Zusammenarbeit verlief sehr gut! In den vier Jahren hatte ich mit etlichen Transformation Consultants Kontakt. Ich erlebe sieber&partners als absolut seriös und sie haben eine gute Reputation. Was mir besonders an ihnen gefällt, ist ihre Diversität – sie haben nicht nur einen Standort in Zürich, sondern auch einen in Bern und haben Consultants, die mehrsprachig überzeugen und damit nicht ausschliesslich den Raum Zürich abholen. Als IT-Leiter eines Unternehmens in der Innerschweiz schätze ich die Mentalität sehr, die von dieser Diversität geprägt ist. Ausserdem erlebe ich die Zusammenarbeit mit den Consultants auf Augenhöhe.»
Zudem fügt Thomas Winiger an, das CNO Panel zu schätzen: «Ich bin gerne Gast, da sieber&partners eine gute Gastgeberin ist. Der Austausch im Casino Bern ist grossartig. Natürlich bin ich auch gerne Gast an der Fachtagung Digitale Transformation in der Bau- und Immobilienbranche.»
Welcher Mehrwert ist durch die Zusammenarbeit entstanden?
«Für uns ist es ein grosser Mehrwert, dass wir in der Standardisierung der Prozesse einen Schritt weiter sind. Auch ein weiterer Mehrwert ist das Vorantreiben von Ideen sowie das Weiterführen der Initiative «Digitalisierung». Wir sind ein traditionelles Unternehmen und inhabergeführt. Und manche Mitarbeiter:innen sind näher an der Digitalisierung dran als andere – im Endeffekt müssen aber alle betroffenen Personen bzw. Entscheidungsträger:innen mitgezogen und für diese Themen begeistert werden. Mit sieber&partners haben wir eine Aussensicht, die das unterstützt.»
Wie beurteilen Sie es rückblickend – hat diese Unterstützung Wirkung gezeigt?
«Absolut, die Zusammenarbeit bzw. Unterstützung hat Wirkung gezeigt: Vor acht Jahren habe ich bei swisspor begonnen. Damals war die IT noch sehr klein – jetzt sind 20 Mitarbeiter:innen in der IT beschäftigt und bieten Dienstleistungen für die ganze Gruppe an. Man hat also jetzt eine neue Grösse und kann diese Themen auch viel ernsthafter anbringen und einbringen.»
Und wie geht es weiter? Bleibt die Zusammenarbeit mit sieber&partners bestehen?
«Die Zusammenarbeit mit sieber&partners geht auf alle Fälle weiter! Die CRM-Projekte werden wir auf Gruppenstufe ausweiten: Es wird eine vertiefte Definitionsphase geben, in der Gruppenprozesse mit sieber&partners’ Unterstützung definiert werden. Das Gruppen-ERP-System wird weiter ausgerollt und gewisse Finanzthemen möchten wir gemeinsam mit sieber&partners standardisieren. Wir haben also noch einiges in Sachen Digitalisierung und digitale Transformation vor.»
