Gesamtstrategie für zeka: Effizienz durch Digitalität
Viktoria König
“Rückblickend war mein Highlight, dass ich etwas in der Hand halten kann, was ich mir vorgestellt habe. Ein weiteres Highlight ist, dass es uns operativ viel bringt – hinsichtlich Effizienzsteigerung und dass wir zukünftig mehr Zeit für die Arbeit haben, für die wir da sind.”
Ausgangslage
Seit 1966 engagiert sich zeka (zentren körperbehinderte aargau) für die Förderung und Betreuung von Menschen mit körperlichen, gesundheitlichen und/oder sozialen Beeinträchtigungen – dabei umfasst ihr Ziel sowohl die grösstmögliche Selbstständigkeit als auch die Integration ihrer Klient:innen. Die zeka beschäftigt rund 360 Personen. Die Stiftung bietet an den Standorten Aarau und Baden ca. 180 Sonderschulplätze für Schüler:innen sowohl mit körperlichen/gesundheitlichen als auch sozialen Beeinträchtigungen an. Sie verfügt im Kinder- und Jugendbereich zusätzlich über ambulante Therapie- und Beratungsstellen für Ergotherapie, Logopädie, Physiotherapie und Psychomotoriktherapie und bietet auch erwachsenen Menschen Angebote in den Bereichen Wohnen, Beschäftigung, Arbeit und Ausbildung an.
Im Gespräch mit sieber&partners erzählt Stephan Wülbeck, Bereichsleiter Dienste, von der digitalen Transformation bei zeka: Was waren die Herausforderungen und was konnte im Projekt «Gesamtstrategie Digitalität» erreicht werden? Wird die Zusammenarbeit mit sieber&partners fortgeführt? Und wie wird die digitale Transformation intern wahrgenommen und angenommen? Diese und weitere Fragen beantwortet er im Interview.
Herr Wülbeck, warum hat die zeka Unterstützung gesucht?
Im Rahmen des Herbst-Kaderanlasses 2022 wurde deutlich, dass im Bereich der Infrastruktur viel getan wurde, aber die Zusammenführung des Ganzen und die Business-Perspektive gefehlt hat: «Daraufhin fanden wir bei zeka, dass es Sinn macht, jemanden Externes reinzuholen, der im Bereich NPO Erfahrung hat – ein Unternehmen, das weiss, wie eine Organisation die Arbeitsabläufe intern und extern umgestalten kann, sodass es für die Mitarbeiter:innen eine Arbeitserleichterung darstellt.» Ihr Hauptfokus war, die bestehenden Prozesse mithilfe von digitaler Transformation so umzubauen, dass ihre Mitarbeiter:innen und Klient:innen einen Mehrwert davon haben.
Und warum haben Sie sich für sieber&partners entschieden?
«Wir hatten mehrere Partner im Fokus, hatten uns aber aufgrund der Vorstellung von sieber&partners und unserem persönlichen Eindruck während der Gespräche für sie entschieden. Das Team von sieber&partners empfanden wir als bodenständig und es gab ein direktes Zutrauen sowie Vertrauen. Zudem haben wir festgestellt, dass im gewünschten Bereich Expertise vorhanden ist. Das waren wichtige Punkte. Dabei waren die Projektkosten nicht allein ausschlaggebend, sondern das Gesamtpaket von sieber&partners. Im Auswahlprozess haben wir allen Partnern vermittelt, was zeka haben will – ein Handbuch mit Prioritäten, welche auf einer Analyse basieren. zeka wollte, dass diese Check- bzw. Arbeitsliste einer Person ausgehändigt werden kann, und diese Person anschliessend mit der Umsetzung beginnt. Dieser Ansatz wurde von sieber&part-ners am besten verstanden.»
Was war das Ziel des Projekts «Gesamtstrategie Digitalität»?
«Das eigentliche Ziel des Projekts war die priorisierte Projektliste. Damit kann auch die Umgestaltung interner sowie externer Arbeitsabläufe als Ziel verstanden werden.»
Die besagte Projektliste wurde schlussendlich erarbeitet: «Es gab aber auch entsprechende Vorstufen wie z.B. das Abhalten von Workshops und die Ergebnissicherung. Transformation Consultants von sieber&partners waren am Frühjahrs-Kaderanlass 2023 dabei. Die Ergebnisse der Work-shops wurden konsolidiert und mit der Geschäftsleitung gespiegelt. Anschliessend wurden sie mithilfe der Stakeholder weiterbearbeitet. Dank dieser Workshops kamen fortlaufend neue Themen dazu und die Projektliste konnte verdichtet werden.», ergänzt Stephan Wülbeck.
Was meinen Sie mit «neuen Themen»? Können Sie Beispiele nennen?
«Damit sind zusätzliche Themen und Projekte gemeint, die wir nicht auf dem Radar hatten – zumindest sind sie vorher nicht in dieser Deutlichkeit zu Tage getreten. Sowohl die fehlende Klarheit als auch die nächsten Schritte konnten in den Workshops herausgearbeitet werden. Als konkrete Beispiele würden wir das Formularwesen und die Abrechnung nennen. Bezüglich des Formularwesens konnten wir auch feststellen, dass wir es stärker digitalisieren und in Zukunft auf Webformulare und Workflow setzen müssen.»
Gab es auch Herausforderungen während des Projekts?
«Wir sind uns dessen bewusst, dass die Herausforderungen auf einem bescheidenen Niveau lagen. Es war jedoch eine Schwierigkeit, mögliche Projekte für die Lösungsfindung von den jetzigen Problemen zu abstrahieren. Wir haben uns also die Frage gestellt, was der Idealzustand wäre und wie wir dorthin gelangen – wir mussten also dazu bereit sein, offene Türen einzurennen. Schön war aber, dass sich die Mitarbeiter:innen einfach motivieren liessen – das liegt wohl daran, dass sie sich an der Lösungsfindung beteiligen konnten. Auf persönlicher Ebene war es für mich eine Herausforderung, die herrschenden Probleme nicht persönlich zu nehmen: Als IT-Verantwortli-cher sehe ich es ungern, dass Leute unzufrieden sind und ein gewisser Leidensdruck herrscht.»
Und was war Ihr persönliches Highlight?
«Rückblickend war mein Highlight, dass ich etwas in der Hand halten kann, was ich mir vorgestellt habe. Auch das Gefühl zu haben, dass wir es auf den Punkt gebracht haben und der Kader sowie die Geschäftsleitung dahinterstehen. Ein weiteres Highlight ist, dass es uns operativ viel bringt – hinsichtlich Effizienzsteigerung und dass wir zukünftig mehr Zeit für die Arbeit haben, für die wir da sind. Auch finde ich es toll, dass uns das Projekt erlaubt, als Arbeitgeber attraktiver zu werden – für bestehende und potenzielle Mitarbeiter:innen. Das ist ein Punkt, den wir im Folgeprojekt mit sieber&partners berücksichtigen. Wir planen den Relaunch unserer Webseite, um nach aussen so aufzutreten, dass unser Qualitätsanspruch klar wird und sich unsere Zielgruppen sowohl zurechtfinden als auch angesprochen fühlen – und das wird zur Attraktivität beitragen.»
Was ist der Mehrwert, der durch die Zusammenarbeit generiert wurde?
«Für mich stellte die angenehme Projektleitung – mit der nötigen Konsequenz, auch Sachen einzufordern – den grössten generierten Mehrwert dar. Aber auch die guten Workshops und die nötige Aussensicht, die durch sieber&partners eingebracht wurde, empfanden wir bei zeka als wertvoll.»
Und wie wurde das Projekt «Gesamtstrategie Digitalität» intern aufgenommen?
«Die Erwartungshaltung ist nach oben geschnellt: Wir haben konkret beschrieben, was wir bis wann erreichen wollen – dadurch wurde eine Aufbruchsstimmung im Unternehmen spürbar. Unsere Mitarbeiter:innen haben sich richtig gefreut, dass es los geht, ihr Leidensdruck wahrgenommen wird und konkrete Schritte zur Entlastung angedacht sind.»
Sie haben vorhin den Folgeauftrag angesprochen. Wie ist es dazu gekommen?
«Unsere Mitarbeiter:innen haben sich schon länger einen Relaunch der Webseite gewünscht: Neben dem hausinternen Magazin ist unsere Webseite das Kommunikationsmedium nach aussen. Sie ist das Gesicht von zeka, kommt aber nicht «leicht verdaulich» daher – zudem liegt der Fokus laut Stiftungsurkunde noch stark auf den körperlichen Beeinträchtigungen.»
Im Folgeprojekt hat zeka als Ziel, einen modernen Auftritt zu gestalten und nach aussen aufzuzeigen, dass die Stiftung nicht so altbacken ist, wie es die derzeitige Webseite vermittelt. Stephan Wülbeck erzählt, dass sie bisher weder die Kapazitäten noch die Expertise für einen Relaunch hatten oder dafür, Ausschreibungsunterlagen zu erstellen: «Bis anhin war uns auch nicht bewusst, welche Unterlagen einer Webagentur zugestellt werden müssen, um an ein aussagekräftiges Angebot zu kommen. Folglich wird sowohl für die Konzeptgestaltung als auch für die Ausschreibungsunterlagen eine Expertise benötigt – damit die Webagentur weiss, was zu tun ist. Auf der Suche nach einer solch spezifischen Expertise haben wir mehrere Unternehmen angefragt – dank der guten Erfahrungen haben wir uns aber dazu entschieden, erneut sieber&partners zu beauftragen.
Abschliessend sagt Stephan Wülbeck, dass Andrina Beuggert, Transformation Consultant bei sieber&partners, die Philosophie von zeka kennt – zusammen mit Norman Briner hat sie im Projekt «Gesamtstrategie Digitalität» Unterstützung geboten. Gemäss Stephan Wülbeck weiss sie, was zeka wichtig ist: «Mit Gabriela Eymann wird sie im Folgeprojekt unterstützen und dafür sorgen, dass die Webseite zeka verkörpert und zeka’s Philosophie transportiert.»
