ePlan – Die Plattform für 350 Berner Gemeinden
Viktoria König
Ausgangslage
Daniel Gäumann, Abteilungsvorsteher Orts- und Regionalplanung, Amt für Gemeinde und Raumordnung (folgend AGR) Kanton Bern (Funktion: 2017 Gesamtprojektleiter Seitens Fachbereich, in dieser Position bis 2020) berichtet über das Projekt «Einführung des elektronischen Planerlassverfahrens im Kanton Bern» und erzählt uns zeitgleich, wie er die Zusammenarbeit mit sieber&partners empfand.
Projektbeginn war bereits im Jahr 2015 durch eine externe Projektleitung, allerdings geriet das Projekt ins Stocken und erreichte die gesetzten Meilensteine vorerst nicht. Diese Gründe führten zum Entscheid, die externe Projektleitung an einen neuen Partner zu vergeben. Die Wahl fiel auf die Expert:innen von sieber&partners.
Die erste Ausschreibung ist wegen der Werkausschreibung gescheitert. Als Gabriela Eymann (Gesamtprojektleiterin, sieber&partners) das Projekt übernahm und eine erneute Ausschreibung stattfand, wurde erfolgreich ein passender Partner für die Entwicklung von ePlan evaluiert.
Das Projekt konnte also endlich starten. Beim Kanton Bern spielte zu der Zeit die Digitalisierung für die Raumordnung eine wichtige Rolle. Der OEREB-K wurde bereits umgesetzt und einsatzbereit, eBau in der Realisierung. ePlan stand daher unter Druck, weil es hier noch keine Erfolgserlebnisse gab.
Die Zielsetzung für den Erfolg
Ziel vom AGR war, einen passende:n Partner:in zu finden, welche:r das Projekt zum Erfolg führt. Seitens des Fachbereichs gab es keine Vorstellung, wie die Plattform auszusehen hat (Individualentwicklung).
Daniel Gäumann: «Mit Gabriela Eymann hatten wir sofort ein gutes Gefühl. Man spürte die Nähe von sieber&partners im Projekt, man hat gemerkt «hier geht etwas». Der Fachbereich empfand sich nun nicht mehr allein und verloren, sondern gestärkt durch die externe Projektbegleitung. Eine gewisse Sicherheit auch nach dem ersten Projektausschuss wurde sehr deutlich vermittelt.»
Der Weg zum ePlan
Daniel Gäumann sagt dazu: «Durch den Projektleitungswechsel zu sieber&partners samt Gabriela Eymann wurde die Herangehensweise vom HERMES Wasserfall zu SCRUM agil gewechselt. Am Anfang war der Projektausschuss skeptisch – finanzielle sowie personelle Ressourcen schienen undenkbar. Trotz aller Bedenken und Sorgen nahmen die Verantwortlich:innen den Vorschlag an, das Projekt agil zu führen. Heute wissen wir: das war eine sehr gute Entscheidung.
Während des Projekts gab es viele Komplikationen – in erster Linie fehlten uns die personellen Ressourcen seitens Fachbereich. Das Daily Business litt stark unter dem Projekt oder halt das Projektteam. Während dieser Zeit gab es noch zusätzlich Kündigungen intern, die das Projektteam betrafen. Dies führte selbstverständlich zu Lücken sowie zu Know-how Verlusten.
Heute können wir aber sagen, dass alles in allem sämtliche Hürden gut gemeistert wurden und wir dennoch Freude an der Arbeit hatten.
Die Plattform betrifft alle 350 Berner Gemeinden. Kritik gab es immer mal wieder, jedoch hat sich die Mehrheit auf die Änderungen sowie die zukünftige Arbeitserleichterung gefreut. Auch innerhalb des Projektausschusses wurde oft Skepsis ausgesprochen, dies betraf aber vor allem die finanziellen Ressourcen. Auf das Projekt haben sich die Mitarbeiter:innen gefreut.»
Der aktuelle Stand
«Durch die enge Zusammenarbeit mit sieber&partners sind wir unserem Ziel, die Einführung von ePlan (Dauer: 5 Jahre) sehr nahegekommen. Interne Wechsel haben nun dazu geführt, dass ePlan leider nicht wie geplant ausgerollt werden kann.
Dies hat jedoch nichts mit sieber&partners zutun. Durch das Projekt ePlan wurden Fehler von anderen Schnittstellen-Projekten entdeckt, welche vor dem Roll-out bereinigt werden müssen. Dies führt zu massiven Zeitverzögerungen für ein baldiges Go-Live.
Aufgrund dieser sehr positiven Erfahrung wird das AGR auch für weitere Digitalisierungsprojekte sieber&partners in Betracht ziehen.» Daniel Gäumann.
“Letztendlich können wir sagen, dass unsere Erwartungen an sieber&partners durch die Gesamtprojektleitung von Gabriela Eymann samt ihrem Team wurden erfüllt und wir über den gemeinsamen Weg sehr dankbar sind.”