Die Digitalreise der Finanzdirektion der Stadt Luzern
Viktoria König
“Ich konnte out-of-the-box diskutieren und vieles dazulernen. Auch das Zwischenmenschliche bzw. die Zusammenarbeit empfand ich als sehr angenehm.”
Ausgangslage
Die Stadtverwaltung Luzern verfügt über fünf Bereiche (Direktionen) – davon stellt ein Bereich die Finanzdirektion Luzern dar. Seit Frühling 2022 haben in der Finanzdirektion der neue Digital Business Manager Marco Bärtschi und das neu geschaffene «Kompetenzzentrum Digital» ihre operative Funktion aufgenommen. Die Geschäftsleitung der Finanzdirektion hat im Herbst 2022 entschieden, dass sie diese Ressourcen und Möglichkeiten nutzen will, um sich verstärkt der digitalen Transformation zu widmen. In diversen Workshops wurde diskutiert wo die Finanzdirektion mittelfristig stehen möchte. Dabei hat sich herausgestellt, dass eine konkrete Zieldefinition ohne klare Ausgangslage schwierig ist. Es wurde deshalb entschieden, zuerst den aktuellen, digitalen Reifegrad der Finanzdirektion zu bestimmen. Marco Bärtschi, Digital Business Manager bei der Finanzdirektion und Leiter des Kompetenzzentrums Digital, reflektiert im Interview mit sieber&partners die Digitalreise der Finanzdirektion. Er gewährt Einblicke ins Projekt «DMA» und erzählt, wo die Finanzdirektion in Sachen digitale Transformation nach rund einem Jahr intensiver Zusammenarbeit steht.
Herr Bärtschi, wie ist das Projekt «DMA» zustande gekommen?
Wo stehen wir? – mit dieser Frage begann das Projekt: «Der Bereich Finanzdirektion teilt sich in fünf Dienstabteilungen auf, namentlich Steuerarmt, Betreibungsamt, Zentrale Informatikdienste (ZID), Teilungsamt und Finanzverwaltung. Die Dienstabteilungen haben untereinander zwar Berührungspunkte und demzufolge besteht eine gewisse Abhängigkeit – sie sind aber nicht eng miteinander vernetzt. Sie haben aufgrund ihrer unterschiedlichen Ausrichtung nach innen oder aussen unterschiedliche Bedürfnisse, denen im Projekt Rechnung getragen werden musste. Trotzdem gab es den Wunsch nach einer gemeinsamen Strategie in Form eines Zielbilds, welches den SOLL-Zustand der Finanzdirektion in fünf Jahren abbildet.
Marco Bärtschi fügt an, dass sich die Geschäftsleitung der Finanzdirektion deshalb überlegt hat, welche Synergien zwischen den Dienstabteilungen bestehen und welche Rolle sie als Führungspersonen in der digitalen Transformation übernehmen möchte: «Das waren Überlegungen, die alle im gleichen Ausmass betreffen.» Obschon die Dienstabteilungen unterschiedlich sind – demzufolge externe oder interne Kund:innen haben – wird die Kundenzentrierung als vordergründiges Bedürfnis betrachtet. «Aber wissen wir überhaupt, welche Kundenbedürfnisse es gibt? Wie gut decken wir sie ab? Und werden sie sich in Zukunft verändern?», wirft Marco Bärtschi ein. Schlussendlich wollte die Finanzdirektion ihren Reifegrad bestimmen, und konkrete kurz-, mittel- und langfristige Handlungsempfehlungen erhalten Dies war der Anspruch an die DMA’s.
Und warum haben Sie sich für uns entschieden?
«Mit Consultant François Dubuis stehe ich schon länger in Kontakt. Als ich mein CAS absolviert hatte, war er mein externer Coach. Schon damals konnte er mir wertvolle Inputs geben. Er hat Erfahrung im Bereich digitale Transformation und ist sehr kompetent. Wir konnten zudem von Anfang an spüren, dass ihm der Auftrag wichtig war – er war mit Herzblut dabei und hat sich flexibel gezeigt, was uns aufgrund des engen Terminplans sehr wichtig war. Während der Präsentation wurde deutlich, dass sieber&partners ein bewährtes Vorgehen anwendet, und wir erhielten dadurch die Sicherheit, dass wir die Ergebnisse bekommen, die wir brauchen.»
Welches Ziel verfolgte die Finanzdirektion in Zusammenarbeit mit sieber&partners?
Im Projekt verfolgte die Finanzdirektion folgendes Ziel: «Uns war es wichtig, einen externen Fachinput zu bekommen. Wir brauchten jemanden, der uns bei der Eruierung des Reifegrades unterstützt und begleitet. Die Selbsteinschätzung reichte nicht aus – wir wollten eine externe Sicht haben, welche die Selbsteinschätzung ergänzt und zusätzliche Inputs und Ideen miteinbringt.»
Und was wurde genau im Projekt «DMA» erarbeitet?
Für die Eruierung des Reifegrades haben fünf Workshops (pro Dienstabteilung einer) stattgefunden. Dieser wurde mittels einer Selbsteinschätzung bestimmt – qualitativ sowie quantitativ: «Jeder Dienstabteilung wurde ersichtlich gemacht, wo ihre grössten Handlungsfelder und Spielräume sind. Zusätzlich zur direktionsweiten Handlungsempfehlung hat uns sieber&partners gezeigt, welches die wesentlichen Stärken und Schwächen sowie die wichtigsten Pains und Gains pro Dienstabteilung sind. Ausserdem hat jede Dienstabteilung das Ergebnis ihres Reifegrads (Punktzahl) erhalten – wir wussten also, wie sich die Dienstabteilungen selbst bewertet haben. Das war eine wichtige Erkenntnis.»
Gab es Herausforderungen während der Projektarbeit und wenn ja, wie wurden diese gelöst?
«Die Zeit sah ich als grösste Herausforderung – die Zeit zwischen der Auftragsvergabe und des ersten Workshops war sehr kurz bemessen.» Für die Workshops musste sieber&partners einen gewissen Informationsstand über die Finanzdirektion haben, um überhaupt agieren zu können. So gab es einiges an Know-how, dass sich sieber&partners innert kürzester Zeit aneignen musste. Weiter mussten sich sieber&partners in die übergeordnete Digitalsierungs-Strategie der Stadt Luzern einlesen. Dazu wurde ein Austausch benötigt: «Zum Glück zeigte sich sieber&partners flexibel und bereit dazu, sich vor Ort auszutauschen. Das habe ich sehr geschätzt. Herausfordernd war auch, dass wir sieber&partners aufgrund der kurzen Zeit, welche uns zur Verfügung stand, nicht alles zeigen konnten – ich musste mich beschränken und einschätzen, welche Informationen entscheidend sind.» Als weitgrösste Herausforderung wurde die Aufwandeinschätzung für den Theorieteil genannt: «Zu Beginn war unklar, welchen Wissensstand die Teilnehmenden der Workshops zur digitalen Transformation bereits mitbringen und wie viel Zeit für den Theorieteil benötigt wird. Dieser Theorieteil war wichtig damit die Teilnehmenden anschliessend in der Lage waren, ihre Selbsteinschätzung abzugeben.
Und was war Ihr persönliches Highlight?
«Mein persönliches Highlight war die Anschlussfähigkeit der Ergebnisse. Damit konnte sieber&partners alle gleichermassen abholen. Franziska Bitzi – die Finanzdirektion der Stadt Luzern – nutzte zum Beispiel die Ergebnisse bzw. die Handlungsempfehlungen von sieber&partners, um die Dokumentation der Kernprozesse der Finanzdirektion weiter voranzutreiben.» Ein weiteres Highlight war, dass die Geschäftsleitung der Finanzdirektion auf Basis der Ergebnisse ihre Strategiebzw. ihr digitales Zielbild erstellen konnte. Ausserdem schaut Marco Bärtschi gerne auf die Projektarbeit mit sieber&partners zurück: «Ich konnte out-of-the-box diskutieren und vieles dazulernen. Auch das Zwischenmenschliche bzw. die Zusammenarbeit empfand ich als sehr angenehm.»
Wurde das Projektziel erreicht?
«Das Projektziel konnte erreicht werden, wir haben sowohl auf strategischer wie auch auf operativer Ebene Handlungsempfehlungen erhalten, mit denen wir sofort weiterarbeiten konnten. Zudem hat die digitale Transformation der Finanzdirektion mit den DMA’s das nötige Gewicht erhalten.», gibt Marco Bärtschi preis. Auf strategischer Ebene wurden die Projektergebnisse für eine SWOT-Analyse verwendet, welche anschliessend für die Erstellung der Strategie genutzt wurde. Abschliessend sagt Marco Bärtschi, «dass jede der Dienstabteilungen nun im Bilde ist, an welchem Punkt sie in der digitalen Transformation steht und was sie konkret machen kann, um vorwärtszukommen».
Wie verlief die Zusammenarbeit mit sieber&partners?
Gemäss Marco Bärtschi «haben sich die Personen während der Workshops sehr wohl gefühlt und konnten ihre Ideen und Inputs miteinbringen». Auch ist es sieber&partners gelungen, alle Teilnehmer:innen der Workshops gleichermassen abzuholen: «Die Moderation hat sieber&partners gut gemeistert. Alle Teilnehmer:innen konnten sich einbringen. Das Vorgehen war professionell und strukturiert. In der Vorbereitung, während der Workshops und während der Ergebnissicherung war sieber&partners sehr verlässlich.»
Was ist der Mehrwert, der durch die Zusammenarbeit generiert wurde?
«Die Zielerreichung, die direkten Ergebnisse aber auch, dass man als Mitarbeiter:in der Finanzdirektion mehr über die eigene Kultur, die interne Zusammenarbeit sowie die Dienstabteilungen erfahren konnte.» Laut Marco Bärtschi ist der grösste Mehrwert aber, dass die Finanzdirektion mit sieber&partners einen externen Partner gewonnen hat, der über einen guten Informationsstand verfügt: «Die Zusammenarbeit war sehr angenehm und sieber&partners weiss nun, wo wir stehen und wohin wir wollen. Das ist ein Mehrwert für die Zukunft.»
Folglich schliesst Marco Bärtschi eine weitere Zusammenarbeit nicht aus: «Wir haben noch nichts Konkretes vereinbart. Es ist gut möglich, dass wir auch in Zukunft Bedarf haben, uns von sieber&partners auf strategischer sowie operativer Ebene spiegeln zu lassen. Wir können uns sehr gut vorstellen, wieder mit sieber&partners zusammenzuarbeiten und ihre externe Meinung zu unserem Vorgehen und Überlegungen einzuholen.»
