EVD - E-Collaboration
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Ausgangslage
Die Mitarbeitenden des eidgenössischen Volkswirtschaftsdepartements (EVD) haben Bedarf an elektronischen Kollaborationslösungen für den Austausch von Daten und die Koordination von Teams und Arbeitsgruppen sowie die Zusammenarbeit mit Externen. Mit der Einführung von Windows Vista, Microsoft Office 2007 inklusive Groove und Microsoft Office SharePoint Server 2007 öffnet sich für das EVD die Chance, das Kollaborationspotential dieser Lösungen mit den Bedürfnissen der Mitarbeitenden abzustimmen.
Ziele
sieber&partners wurde beauftragt eine Studie zu erarbeiten, die folgende Fragen beantwortet:
Welches sind die aktuellen und zukünftigen Kollaborationsbedürfnisse der Mitarbeitenden des EVD?
Welche dieser Bedürfnisse werden mit den aktuellen Systemen abgedeckt und wo sind Lücken?
Welche der offenen Bedürfnisse können mit Sharepoint und Groove abgedeckt werden und welche Rahmenbedingungen für die Bereitstellung sind dazu notwendig?
Welches sind die nächsten, notwendigen Schritte für die Einführung?
Vorgehen
In einem ersten Schritt wurden die Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeitenden des EVD in Bezug auf die Kollaboration erhoben. Typische Kollaborationsszenarien wurden aus dem Arbeitsumfeld identifiziert und die Anforderungen an eine Kollaborationslösung wurden daraus abgeleitet.
Im zweiten Schritt wurde analysiert, inwiefern die Anforderungen der Anwender durch die bestehenden Systeme abgedeckt wurden.
Im dritten Schritt wurde aufgezeigt, welche Möglichkeiten Sharepoint und Groove bieten und welches Produktivitätspotenzial vorhanden ist.
Im letzten Schritt wurden die Resultate konsolidiert, die Rahmenbedingungen für die Bereitstellung abgeleitet und als Vorschlag eine Liste mit den wichtigsten nächsten Schritten erstellt.
Resultat und Nutzen
Die Studie zeigte, dass die Kollaborationsbedürfnisse im EVD weitgehend durch Sharepoint und Groove abgedeckt werden können. Die Potenziale dieser potenten Kollaborationslösungen wurden dargelegt und es wurden Rahmendbedingungen und nächste Schritte definiert, die eine zielgerichtete Einführung von Sharepoint und Groove über Pilotprojekte garantiert. Dabei standen der wirtschaftliche Nutzen, die Steigerung der Produktivität und begleitende Massnahmen für die Mitarbeitenden im Vordergrund.
„Die Studie von sieber&partners zeigte auf, wie die Möglichkeiten der neuen Kollaborationslösungen ausgeschöpft werden können und wie eine Implementierung im EVD aussehen kann.“
Oldrich Milde, Informatikarchitektur-Beauftragter Departement