Die treibenden Kräfte der Transformation in der öffentlichen Verwaltung
Viktoria König
Für die Transformation in Organisationen gibt es zwei grosse Treiber: Einerseits der Markt bzw. die Umwelt und andererseits die technologischen Möglichkeiten, dies oft in Kombination. Das führt zu einem Spannungsfeld zwischen den fachlichen und technischen ausgerichteten Teams und stellt grosse Herausforderungen an die Organisation wie auch an die Menschen.
Am 6. Mai 2024 fand in unseren Räumlichkeiten in Zürich ein Roundtable zum Thema «Die treibenden Kräfte der Transformation in der öffentlichen Verwaltung» statt. Die Tagesordnung umfasste die Einführung in die Thematik, Inputs zu Grundsätzen und Dr. Roman W. Bolinger, Chief Digital Officer der Volkswirtschaftsdirektion Kanton Zürich, stellte ihren Lösungsweg als Fallbeispiel vor.
Input zu Grundsätzen und Best Practices
Gabriela Eymann sowie Laurin Bertozzi gaben wertvolle Einblicke in die Dynamik der digitalen Transformation in der öffentlichen Verwaltung und gingen auf die wichtigen Aspekte wie das 3W-Modell von Tools und Treiber:innen für Transformation ein und erklärten die Rollen und das Verständnis von Business und IT:
Fallbeispiel Volkswirtschaftsdirektion Kanton Zürich
Dr. Roman W. Bolingers Hintergrund als IT-Projektleiter, Berater und Risikomanager sowie seine akademische Qualifikation positionieren ihn als eine Schlüsselfigur bei der Förderung der digitalen Transformation innerhalb der Organisation (Volkswirtschaftsdirektion Kanton Zürich). Der Zeitplan der digitalen Transformationsinitiative, einschliesslich der Abteilungszusammenlegung und der Einrichtung der Einheit für Digitale Transformation und Organisation (DTO), beschrieb die strategischen Meilensteine in diesem Prozess.
In seinem Fallbeispiel skizzierte Dr. Bolinger den Ansatz zur Entwicklung der organisatorischen Variante für die digitale Transformation. Folgendes Vorgehen wurde für die Erarbeitung der Organisationsvariante gewählt:
Phase 1 - Durchführung von vier Workshops mit 4-köpfiger Arbeitsgruppe - Erarbeitung eines Steckbriefs mit den Inhalten: Mission, Hauptaufgaben & Rollen, Aufbauorganisationsvariante sowie «Menükarte» Leistungsübersicht (Aussensicht) im Entwurf
Phase 2 - Durchführung von drei Workshops mit dem ganzen Team - Analyse der Kund:innen und aktuellem Leistungsumfang und daraus Ableitung der Leistungen und Aufgaben ab Januar 2024 - Erarbeitung der Rollen und Übergangsorganisation
Phase 3 − Gemeinsame Erarbeitung DTO Manifesto − Zielvereinbarungen auf Basis Abteilungsziele, Service-Ziele und DTO Manifesto
Die DTO-Einheit bietet eine Vielzahl von Dienstleistungen für ihre Kund:innen an, darunter Projektunterstützung, Prozessoptimierung, Unterstützung bei neuen Arbeitsweisen, Anwendungslebenszyklusmanagement und Beratung zur Governance. Die Einbeziehung von Business-Partner:innen als Verbindungsglied zwischen den Organisationseinheiten und den Dienstleistungen, repräsentiert durch die Service-Owners, die für Koordination und Qualität verantwortlich sind, unterstreicht den strukturierten Ansatz zur Dienstleistungserbringung.
Darüber hinaus betonte Herr Dr. Bolinger mehrere "lessons learned" während dieses Transformationsprozesses. Es unterstrich die Bedeutung der Einbeziehung der obersten Führungsebene, wie des Regierungsrates, des Generalsekretärs und der Amtsleiter:innen, und die Einrichtung einer Governance-Struktur für die digitale Transformation. Darüber hinaus verdeutlichte er die Notwendigkeit von sichtbaren und greifbaren Vorteilen für die Organisationseinheiten, kontinuierliche Evaluation und Anpassung sowie das Vorhandensein eines kantonalen Programms zur schnellen Entwicklung und Implementierung von Basisdiensten für alle Direktionen.
Ausblick
Das Feedback war positiv bezüglich Organisation, Format und den entstandenen Take-aways. Am Ende waren sich alle einig: Es wird einen weiteren Roundtable geben mit viel Raum für Diskussionen und einer breiteren Beteiligung aus verschiedenen internen und externen Perspektiven – höchstwahrscheinlich im August in Bern.
