Einführung einer neuen Applikation für den Kanton Bern
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Der Kanton Bern hat den Asyl- und Flüchtlingsbereich auf den 1. Juli 2020 neu strukturiert, um die Wirkung in der Integrationsförderung und im Wegweisungsvollzug zu optimieren. Dazu wurden das neue Gesetz über die Sozialhilfe im Asyl- und Flüchtlingsbereich (SAFG) geschaffen und das Einführungsgesetz zum Ausländer- und Integrationsgesetz sowie zum Asylgesetz (EG AIG und AsylG) gleichzeitig totalrevidiert. Die beiden Gesetzesvorlagen traten am 1. Juli 2020 in Kraft. Parallel dazu wurde eine neue Fachapplikation Migration (NFAM) durch einen Software Partner entwickelt. Die neue Applikation ging per September 2020 produktiv und löste auch zwei „end-of-life“ Tools ab.
Was verfolgte das Projekt?
Aufgrund der Neustrukturierung des Asyl- und Flüchtlingsbereichs des Kantons Bern ergaben sich auch organisatorische Anpassungen. NFAM verfolgte daher folgende Ziele:
Ein IT-System für das gesamte Asyl- und Ausländerwesen des Kantons Bern
Ein personenzentriertes IT-System, welche die durchgängige Nachvollziehbarkeit fachlich und finanziell sicherstellt
Reibungslose Übergabe des operativen Geschäfts von den alten Systemen zu NFAM und derer Ablösung
Die komplette Datenmigration aus den alten Systemen in die neue Applikation
Schnittstelle zum Personendaten-System des Bundes, um die Konsistenz der Daten zu verbessern
In einer zweiten Phase soll NFAM ausgebaut werden als Fallführungssystem für die regionalen Partner (per Ende 2021)
Leistungen sieber&partners
sieber&partners hat in der Rolle der Gesamtprojektleitung insbesondere mit Know-how in den Bereichen Projekt Consulting, Applikationsfunktionalitäten, Datenmigration, sowie Organisations-Changemanagement einen wesentlichen Beitrag zum Projekterfolg geleistet. Die Projektdurchführung im agilen Setup für die Realisierung war besonders herausfordernd, da Scope und Endtermin fixiert waren. sieber&partners zeichnete sich für folgende Leistungen verantwortlich:
Führen des Projekts zur Erreichung der Projektergebnisse und der Vorgehensziele (Zeit, Kosten, Qualität)
Unterstützung in der Sprintplanung und Backlog-Priorisierung zusammen mit dem Kunden sowie dem Software Lieferanten (Product Ownership)
Führen des Stakeholder Managements und Sicherstellen der Kommunikation zu den Anspruchsgruppen
Führen des Qualitäts- und Risikomanagements
Regelmässige und situative Information der Projektsteuerung
Regelung der im Projekt einzusetzenden Methoden, Praktiken und Werkzeuge und Sicherstellung ihrer Anwendung
Nebst den klassischen und bekannten Projektmanagement Aufgaben ist es für den Projekterfolg massgebend auch beratend im Sinne von Projekt Consulting den Kunden zu unterstützen. Das Team von sieber&partners konnte im Projekt NFAM auch inhaltlich einen wesentlichen Beitrag leisten – insbesondere im Bereich Agilität sowie Veränderungen in der Organisation, welche die Einführung eines neuen Systems mit sich bringt. In den letzten Jahren wurden IT Projekte immer komplexer. Nebst zahlreichen Schnittstellen und technischen Herausforderungen steht immer mehr die gemeinsame Produktentwicklung im Vordergrund.
Das eingekaufte Tool bietet dabei nur das Framework und gemeinsam wird dann die neue Plattform nach den Kundenwünschen angepasst und entwickelt. Dies hat zur Folge, dass eine reine Projektleitung meist nicht zum Ziel führt sondern erweiterte Projekt Consulting Kompetenzen gefragt sind, welche das Vorhaben des Kunden zum Ziel führt. sieber&partners konnte im Projekt NFAM die entsprechenden Kompetenzen einsetzen und so den Kanton Bern bei der Zielerreichung mit NFAM optimal unterstützen.
Herausforderungen
Was zu Beginn anmutet als reine Realisierung einer neuen Software Lösung, entpuppt sich in den meisten Fällen als komplexes Projekt mit zahlreichen Herausforderungen, betrieblichen Schnittstellen und organisatorischen Fragestellungen. Die leitenden Stellen innerhalb der Projektorganisation nehmen also verstärkt eine beratende Rolle ein als Bindeglied zwischen Business und IT.
Die Methodiken dienen dabei nur noch als Framework – es gibt keine fixe Abfolge mehr, die Kunst besteht darin zu adaptieren und zu interpretieren damit die Projekte erfolgreich werden. Es braucht vom Projektteam eine hohe Flexibilität und auf neue Gegebenheiten muss rasch reagiert werden können. Dabei ist Durchhaltevermögen und Entscheidungsfähigkeit von zentraler Bedeutung. Kulturelle und soziale Aspekte gewinnen zunehmend an Relevanz und es erfordert die Fähigkeit mit Unsicherheiten umgehen zu können oder sie auszuhalten und dennoch transparent zu kommunizieren.
Erfolgsfaktoren
Dank der guten Vorarbeiten konnte NFAM innerhalb von 10 Monaten realisiert werden. Dabei war die gute Ziel- und Auftragsklärung sowie erfahrene Lead Personen an den Schlüsselstellen wichtige Erfolgsfaktoren. Eine neue gemeinsame Plattform für zwei unterschiedliche Direktionen und dadurch für die Nutzung unterschiedlicher Abläufe in verschiedenen Teams zu realisieren erforderte viel Engagement vom Projektteam und der gemeinsame Glauben an den Erfolg. Zudem war es wichtig, dass die verschiedensten Know-how Träger für inhaltliche Fragen zur Verfügung standen und das Projekt von den Auftraggebern unterstützt und getragen wurde.
Das Projektteam von NFAM war in der Lage zu priorisieren und sich zu fokussieren auf den Kern der neuen Plattform. So konnte der sportliche Zeitplan eingehalten werden und weniger Prioritätes wurde in die Weiterentwicklungsphase verschoben. Dabei war das Ziel stets klar vor Augen und auch in stürmischen Projektzeiten war es wichtig den Humor nicht zu verlieren.
