Halbjährliches IT-Controlling für die M-Industrie
Norman Briner
Transparente Kostenentwicklung
2011 hat die M-Industrie sieber&partners erstmals beauftragt, Kosten und Nutzen der IT ihrer Tochterunternehmen zu analysieren. Initial haben wir die IT-Kosten pro Unternehmen erhoben und diese mit vergleichbaren Unternehmen aus unserer it-benchmarking.ch-Datenbank verglichen. Im 2015 starteten wir mit dem Aufbau eines IT-Controllings für die M-Industrie. Die Kosten für die IT in den Industrieunternehmen stiegen Jahr um Jahr. Das übergeordnete Ziel war, eine detaillierte Analyse zur Entwicklung der IT-Kosten dank einer einheitlichen Datenbasis vorzulegen.
Im Detail wurden folgende Ziele formuliert:
Transparenz der IT-Kosten in den M-Industrie-Unternehmen erhöhen
Kennzahlen zur IT in den M-Industrie-Unternehmen einführen
Kosten nach Projekten, Weiterentwicklungen und Betrieb&Services unterscheiden
Kosten nach Infrastruktur und Applikationen unterscheiden
Entwicklung der Kosten und Kennzahlen über die Zeit aufzeigen
Entwicklung der Kosten von IT-Projekten der M-Industrie aufzeigen
Steuerbarkeit der IT durch besseres Ursache-Wirkung-Verständnis erhöhen
Planung und Entwicklung der IT-Kosten
Aspekte steigender IT-Kosten
Unterschiedliche Ausgangslagen
Die Migros-Gruppe ist der grösste Detailhändler der Schweiz. Das Unternehmen ist stetig gewachsen und heute entsprechend komplex aufgestellt mit Marken wie Denner, Digitec, Candida oder Anna’s Best. Die M-Industrie umfasst insgesamt 23 Unternehmen wie Jowa, Mibelle, Frey, Jowa, Micarna und Aproz. Die einzelnen Unternehmen sind eigenständige Aktiengesellschaften, die via M-Industrie zur Migros-Gruppe gehören. Aufgrund der verschiedenen Produkte und der entsprechende Anforderungen an deren Herstellung und Logistik unterscheiden sich die Betriebe stark. Dies prägt die Organisation der IT sowie ihre Kosten und deren Entwicklung.
Aufbau und halbjährliche Durchführung
Der Aufbau des IT-Controllings verlief entlang zweier Phasen. In der ersten wurden die Anforderungen an das neue IT-Controlling aufgenommen und ein Vorschlag für die Einteilung der Services, die Kennzahlen und das Vorgehen ausgearbeitet. Mit zwei Unternehmen haben wir das neue IT-Controlling getestet, so dass die Lösungen auf alle Fragen währen der Einführung in der gesamten M-Industrie bekannt waren.
“Die von sieber&partners gelieferten Ergebnisse zeigen klar die Entwicklung der IT-Kosten auf und stellen dar, welche Projekte, Services etc. dafür ver-antwortlich sind. Dadurch sind die Kosten nachvollziehbarer und Mass-nahmen können frühzeitig eingeleitet werden.»”
In der zweiten Phase haben wir das neue IT-Controlling mit allen M-Industriebetrieben halbjährlich durchgeführt und dadurch eine einheitliche Datenbasis geschaffen. Nach der Einführung beantworteten die Unternehmen einen Fragebogen zu den Kosten und Kennzahlen selbständig. Wir klärten anschliessend offene Fragen und stellten die Dokumentation allfälliger Eigenheiten der Datenerhebung sicher. Die Antworten wurden zu einem Bericht zuhanden des IT-Boards der M-Industrie verdichtet. Der Bericht beleuchtet die Kostenentwicklung der gesamten M-Industrie wie auch der einzelnen Unternehmen über die Zeit.
Verlässliche Aussagen zur Entwicklung der IT-Kosten
Aufgrund unserer Erfahrungen mit IT-Kosten-Benchmarkings und unserem guten Verständnis der IT von Industrieunternehmen konnten wir ein einheitliches IT-Controlling für die unterschiedlichsten Industriebetriebe einführen. Unsere Unabhängigkeit ermöglichte uns zudem, die Vertraulichkeit der Lohndaten sicherzustellen, ohne die Aussagekraft des Controllings zu beeinträchtigen. Wir haben das IT-Controlling halbjährlich durchgeführt, um im Frühling den Abschluss und im Herbst die Planung für die nächsten Jahre aufzunehmen. Pro Durchführung erstellten wir einen Bericht zuhanden der IT-Leiter und des IT-Board der gesamten M-Industrie.
Folgende Ergebnisse konnten für die M-Industrie erarbeitet werden:
Priorisierte und konsolidierte Liste der gesammelten Anforderungen an das IT-Controlling
Definition der Kennzahlen inkl. benötigter Messgrössen als Datengrundlage
Erarbeitung eines Fragebogens zur Erhebung der Kosten und Kennzahlen
Dokumentation der spezifischen Besonderheiten pro Industrieunternehmen
Rückblickende Erhebung von Kosten und Kennzahlen pro Unternehmen auf Basis des IT-Benchmarking für eine längerfristige Betrachtung der Kostenentwicklung
Halbjährliche Erhebung und Prüfung der IT-Kosten-Angaben pro Unternehmen
Halbjährlicher Bericht zur Entwicklung und zur Prognose der IT-Kosten
Im Rahmen der Fokussierung ab 2019 wird die IT für die M-Industrie zunehmend zentral erbracht. Das IT-Controlling wird in Zukunft selbst wahrgenommen.