Informationsplattform für swissREPAT beim Staatssekretariat für Migration

Die Abteilung swissREPAT organisiert Rückreisen. Die Informationen und Richtlinien dazu wurden bis anhin an alle kommuniziert, jedoch nur teilweise zentral aufbereitet und abgelegt.

Nach der Analyse der Anforderungen entschied sich die Leitung für die Einführung eines Intranets als zentrale Informationsplattform. Diese wird den Vorgaben von HERMES entsprechend in der Organisation eingeführt.

Wir haben folgende Arbeiten durchgeführt:

• Erfassung der Anforderungen

• Beschreibung der Anforderungen  

• Erstellung je eines Proof-of-Concept auf Basis Microsoft SharePoint und OneNote 

• Präsentation des Proof-of-Concept und Empfehlung  

• Begleitung der Einführung aus organisatorischer und technischer Sicht 

Zusammenführung der IT-Abteilungen Aarau und Baden

Die Stadt Baden hat strategische Optionen zur Kosten- und Leistungsoptimierung der internen IT-Abteilung gesucht. Mit der Stadt Aarau hat sie einen Partner von vergleichbarer Grösse gefunden, um die ICT gemeinsam und optimiert zu betreiben. Der Zusammenschluss zu einer neuen Organisation muss geplant und von den Stadträten wie auch Einwohnerräten genehmigt werden.  

Wir haben Folgendes unternommen:

• Analyse und Erarbeitung einer neuen Führungsstruktur, so dass beide Städte strategischen Einfluss haben 

• Analyse und Erarbeitung eines neuen Organisationsstatut für die gemeinsame IT-Organisation  

• Analyse und Erarbeitung einer neuen Aufbauorganisation  

• Analyse, Suche und Empfehlung einer neuen Lokation für die gemeinsame Organisation  

• Vergleich der Anstellungsbedingungen und Empfehlung  

• Kommunikation gegenüber den Mitarbeitenden und  Leistungsbezügern (Organizational Change Management) 

• Erarbeitung der Argumentation (inkl. Wirtschaftlichkeit, Mittelbedarf, Zeitplan, Risikomanagement) und Dokumente zur Bewilligung des Projekts und der Investitionen 

• Erarbeitung einer Präsentation für die Eintwohnerräte von Aarau und Baden und Vorbereitung von Antworten auf deren allfällige Fragen 

Kernprozess überarbeiten bei Pro Infirmis

Die Kerntätigkeit von Pro Infirmis ist die Sozialberatung. Hierfür soll die aktuell eingesetzte Software ersetzt werden, weil sie das Ende ihres Lebenszyklus erreicht hat..

sieber&partners unterstütze die Pro Infirmis dabei, ihren Kernprozess «Sozialberatung», unter Berücksichtigung der Trends aus der Digitalisierung, neu zu betrachten und zu gestalten.

Wir führten gemeinsam mit Mitarbeitenden von Pro Infirmis drei Workshops durch. Hierbei wurde der Prozess «Sozialberatung» analysiert und in Betrachtung der Marktentwicklungen (insbesondere der veränderten Kundenbedürfnisse und der Digitalisierung) «neu gedacht». Bei der Erarbeitung und Bewertung der entdeckten Innovationspotenzialen standen stets der Kunde, die spezifische Tätigkeit der Sozialberatung und die Mitarbeitenden von Pro Infirmis im Fokus.

Die Umsetzung gliederte sich in 3 Phasen:

1. Sichtbarkeit: Abbildung der Prozessbeschreibung(en) als BPMN, 1. Workshop Identifikation von Stärken und Schwächen anhand von BPMN.

2. Perspektivenwechsel (Innovation): Workshop Erarbeitung der Customer und Employee Journey, Ableitung von Anforderungen.

3. Lösungsfindung: Konsolidierung der Ergebnisse der Workshops, Ableitung Change Requests (Ziel: Schwächen eliminieren, Stärken beibehalten) / Bündelung zu Stossrichtungen, Bewertung, Einordnung in Modell «IT-Enabled Business Transformation», Umlegung auf Zeitachse, Synthese und Empfehlung